AI die werk uit handen neemt

Herken je dit?

Elke week gaan er uren op aan inkoopfacturen overtypen. Mails met bijlagen moeten handmatig naar de juiste map en de juiste collega. Voor een simpele vraag als welke klanten betalen structureel te laat, moet iemand een export maken en een draaitabel bouwen.

Iedereen zegt dat AI dit oplost. Je hebt misschien al een pilot gezien die indrukwekkend was en daarna in een la verdween. Het probleem was niet de AI, maar dat hij niet aan je systemen hing en niemand mat of hij het goed deed.

Wat we doen

We zetten AI in op je eigen data, in processen die je al hebt, gekoppeld aan de systemen die je al gebruikt. Vier toepassingen die nu werken:

We bouwen met Claude en OpenAI, via onze eigen middleware. Die middleware zorgt dat het model alleen de data ziet die nodig is, dat elke actie wordt gelogd en dat er een mens kan ingrijpen.

Wat je altijd krijgt:

• Een gekozen proces met een meetbaar doel, bijvoorbeeld 90 procent van de inkoopfacturen zonder handwerk geboekt.
• Een nauwkeurigheidsmeting voordat iets automatisch gaat.
• Een goedkeuringsstap die je zelf kunt afbouwen.
• Logging van elke beslissing van het model.
• Afspraken over welke data waarheen gaat.

Voor factuurverwerking hebben we een eigen product: Vanzelf. Vanzelf herkent inkoopfacturen uit je mailbox, controleert ze tegen inkooporders en leveranciers en boekt ze in Exact Online, voor bedrijven in Nederland en België. Wil je factuurverwerking automatiseren, dan beginnen we daar en bouwen we alleen maatwerk waar jouw proces afwijkt.

Wat de prijs bepaalt: het proces, de datakwaliteit en het aantal koppelingen. Je betaalt een vaste prijs voor de eerste toepassing, gebouwd en gekoppeld. Het verbruik van het AI-model rekenen we door op basis van volume. Beheer en doorontwikkeling regel je met een SLA of strippenkaart.

Voor wie

Handels- en groothandelsbedrijven met veel inkoopfacturen en orders. Dienstverleners en projectbedrijven met veel documenten per project. Accountants- en administratiekantoren die voor klanten facturen verwerken. Financieel managers die sneller antwoord willen uit Exact zonder exports.

Niet voor wie: als je proces nog niet digitaal is of de data niet in een systeem zit, beginnen we daar. AI op slechte data levert slechte uitkomsten.

Een voorbeeld van wat een agent kan overnemen: voor een groothandel in hijsmiddelen draaien keuringsrapporten en debiteurenbeheer al automatisch vanuit Exact Online, via middleware zonder AI. De administratie besteedt er 0 uur per week aan. Dit soort terugkerende taken zijn de plek waar een AI-agent het meeste oplevert.