Herken je dit?
Je wilt een dashboard met omzet per klant, marge per artikelgroep en openstaande posten per vestiging. Exact Online heeft die data, maar de standaardrapporten zijn beperkt. Je probeert Power BI rechtstreeks op de API en het dashboard ververst traag of stopt halverwege met een foutmelding.
De oorzaak is de API-limiet: 60 calls per minuut en 5.000 per dag per app per administratie. Daarna krijg je HTTP 429. Voor rapportage over meerdere tabellen en administraties is dat te weinig.
Wat het doet
Exact Online Data Replicatie maakt een kopie van je administratie in een gewone SQL-database en houdt die bij, per tabel op een ingestelde frequentie. Daarna bevraag je de database, niet de API. Power BI, Tableau, Qlik, Excel of eigen SQL: alles werkt zoals op elke andere database, zonder dat je rapportages tegen limieten aanlopen.
Zo ziet dat eruit in de praktijk. Op het dashboard staat per tabel, van relaties en contacten tot goederenontvangsten en artikelvoorraad per magazijn, hoeveel records er in de database staan, wanneer de laatste sync liep en wanneer de volgende verwacht wordt. De verversing is per tabel instelbaar, standaard elk uur. Een tabel met veel mutaties, zoals orders, zet je vaker. Jij ziet in een oogopslag of alles bij is.
Onder Endpoints en Configuraties bepaal je wat er meegaat: verkooporders met hun orderregels, verkoopfacturen met factuurregels, relaties, offertes, financiële transactieregels, verkoopprijzen, artikelen. Elke tabel die je aanzet, krijgt eerst een bulk-import vanuit Exact Online. Daarna houden de sync-endpoints (tot 1.000 records per call) en webhooks met HMAC-verificatie de kopie bij, zodat wijzigingen snel doorkomen en de belasting van de API laag blijft.
Wij beheren de synchronisatie. Tokens, het dagelijkse onderhoudsvenster van Exact (04:00 tot 04:30) en de API-limieten per app en administratie handelen wij af. Jij ziet alleen een database die klopt.
Voor wie
Handels- en groothandelsbedrijven met een of meer Exact Online-administraties die serieus willen rapporteren. Financieel managers die Power BI willen inzetten. E-commercebedrijven die orders uit meerdere administraties in een overzicht willen. Accountantskantoren die voor meerdere klanten rapporteren.
Ook de basis voor AI-toepassingen: praten met je Exact-data via MCP werkt het beste op een replica, niet op de API.
Wat de prijs bepaalt: een vast bedrag per administratie voor synchronisatie, hosting en beheer, plus een eenmalig bedrag voor inrichting. Dashboards in Power BI bouwen we erbij als consultancy. Prijs op aanvraag.
Hoe je start
- Gesprek van 30 minuten. Welke rapportages wil je, welke tool gebruik je, hoeveel administraties.
- Inrichten. Je autoriseert de app met Exact Online, wij zetten de database op en draaien de eerste bulk-import per tabel. De inrichting duurt kort; we spreken een datum af in het eerste gesprek.
- Aansluiten. Je koppelt Power BI of een andere tool aan de database. Op verzoek bouwen we het eerste dashboard.
- Beheer. Synchronisatie, monitoring en API-wijzigingen zijn onze zorg.
Al iets draaien dat hapert? Een bestaande Power BI-koppeling op de API die telkens vastloopt, zetten we om naar de replica. Dat valt onder Helpen en fixen.
