Wat we weten, delen we.

Vijf AI-toepassingen werken nu in de administratie: factuurherkenning en -verwerking, documentclassificatie, rapportage via MCP waarbij je praat met je Exact-data, AI-agents voor terugkerende taken en afletteren van bankmutaties. Je hebt schone data, een koppeling met je administratie en een menselijke controle nodig. Een eerste toepassing staat in 6 tot 10 weken.

Een koppeling tussen Bol.com, Amazon en Exact Online verwerkt vijf datastromen: orders, verzendingen, retouren, voorraad en uitbetalingen. De btw hangt af van het land van de klant: boven de EU-drempel van 10.000 euro per jaar aan afstandsverkopen reken je het btw-tarief van dat land en doe je aangifte via OSS. Een standaardkoppeling dekt orders en voorraad, maatwerk dekt ook btw per land, retouren, fulfilment en meerdere administraties.

Een ERP-implementatie verloopt in 8 stappen: doelen, processen, selectie, inrichting, koppelingen, datamigratie, testen en livegang met nazorg. Voor een MKB-bedrijf duurt het 3 tot 9 maanden. De grootste valkuilen zijn vervuilde stamdata, te laat beginnen met koppelingen en te weinig testtijd van je eigen team.

Een migratie van Exact Globe naar Exact Online doe je in een vaste volgorde: grootboek en btw-codes, relaties, artikelgroepen en eenheden, artikelen met kostprijs, stuklijsten, prijslijsten en inkoopcondities, openstaande posten en saldi. Je test alles eerst in een testadministratie. De doorlooptijd hangt af van de hoeveelheid data en het aantal koppelingen, zonder handmatige herinvoer.

Exact Online beperkt elke app tot 60 API-calls per minuut en 5.000 per dag per administratie. Bij overschrijding antwoordt de API met HTTP 429. Je blijft binnen de limiet door sync- en bulk-endpoints te gebruiken (tot 1.000 records per call), webhooks in plaats van polling, een wachtrij met retry en, bij rapportage, een gesynchroniseerde SQL-replica.

Power BI rechtstreeks op de Exact Online API werkt voor een administratie met weinig data, maar elke verversing kost honderden tot duizenden calls binnen de limiet van 5.000 per dag en je ziet alleen de huidige stand. Een replica in SQL synchroniseert continu via sync-endpoints en webhooks, bewaart historie, ververst in seconden en laat je API-budget vrij voor je koppelingen.

Een standaard marketplace-koppeling tussen HubSpot en Exact Online werkt op maandabonnement en synchroniseert contacten, bedrijven en deals naar facturen of verkoopkansen. Een iPaaS-platform geeft meer flexibiliteit tegen een hoger abonnement. Maatwerk betaal je eenmalig en volgt jouw proces precies, inclusief orders, projecten en eigen velden.

Exact Globe+ is 64-bit. Koppelingen die direct in de SQL Server-database lezen of schrijven werken meestal door, maar moeten op de nieuwe databaseversie worden getest. Add-ons, ODBC-drivers en SDK-koppelingen die 32-bit zijn werken niet vanzelf en hebben een nieuwe versie nodig. Inventariseer, test in een kopie en ga pas daarna live.

De standaardvariant van onze Picqer Exact Online koppeling stuurt verkooporders van Exact Online naar Picqer en meldt leveringen, ontvangsten en voorraadmutaties terug. Inkooporders beheer je in een van beide systemen. Facturatie vanuit Picqer, meerdere administraties, klantspecifieke prijzen en serienummers zijn maatwerk. De koppeling draait in productie en is gebouwd op de publieke API's van beide systemen.

Een standaardkoppeling inrichten kost vanaf 1.500 euro. Een maatwerkkoppeling kost vanaf 6.500 euro eenmalig, met optioneel beheer. De prijs hangt vooral af van het aantal datastromen, de richting, de uitzonderingen in je proces en de kwaliteit van de API's aan beide kanten.

Maatwerk software kost vanaf 15.000 euro eenmalig, plus beheer en hosting. De prijs wordt bepaald door het aantal schermen en gebruikersrollen, het aantal koppelingen, de hoeveelheid bedrijfslogica en de eisen aan beveiliging en beschikbaarheid. Maatwerk loont als een standaardpakket of SaaS je proces niet volgt.