Van Exact Globe naar Exact Online migreren: het stappenplan

Waarom is dit meer dan een conversie?

Exact Globe en Exact Online lijken op elkaar in naam, niet in datamodel. Globe werkt met een SQL Server-database waarin je alles kunt opvragen. Exact Online werkt met een REST API met limieten van 60 calls per minuut en 5.000 per dag per app per administratie. Velden heten anders, codes hebben andere lengtes en sommige functies bestaan alleen in Globe of alleen in Online.

Drie voorbeelden die we bij elke migratie tegenkomen:

• In Globe heeft een relatie een debiteurnummer en een crediteurnummer. In Exact Online is een relatie een account met een code. Een leverancier die ook klant is wordt een account met twee rollen. Je moet dus kiezen welk nummer leidend is.
• Globe rekent kostprijzen uit op basis van stuklijsten en inkoopprijzen. Bij de migratie moet je die kostprijs herberekenen, anders klopt je voorraadwaarde in Exact Online niet.
• Globe heeft artikelgroepen, eenheden en prijslijsten die je vrij kunt definiëren. Exact Online heeft daar eigen structuren voor, met eigen beperkingen.

Daarom migreer je in stappen en test je elke stap.

In welke volgorde migreer je de data?

De volgorde is niet vrij. Een artikel verwijst naar een artikelgroep, een eenheid en een btw-code. Een stuklijst verwijst naar artikelen. Een prijslijst verwijst naar artikelen en relaties. Als je de volgorde omdraait, mislukken je imports.

Bij een technische groothandel met eigen assemblage hebben we op deze manier artikelen, stuklijsten, artikelgroepen, eenheden, grootboek, verkoopprijslijsten en inkoopcondities gemigreerd, zonder handmatige herinvoer.

Hoe ga je om met artikelen en kostprijzen?

Dit is de stap waar de meeste tijd in zit. Begin met opschonen. Artikelen die drie jaar niet zijn verkocht of ingekocht neem je niet mee, of je zet ze op geblokkeerd. Controleer codes op lengte en tekens.

Dan de kostprijs. Globe berekent de kostprijs van een assemblage-artikel uit de onderdelen. Exact Online heeft die berekening niet op dezelfde manier. Je berekent de kostprijs dus vooraf, legt hem vast als vaste kostprijs of gemiddelde inkoopprijs in Exact Online en waardeert de beginvoorraad daarop. Doe je dit niet, dan wijkt je voorraadwaarde af van de balans in Globe.

Stuklijsten migreer je daarna. Controleer per stuklijst:

1. Bestaan alle onderdelen als artikel in Exact Online?
2. Kloppen de hoeveelheden en eenheden per onderdeel?
3. Zijn er meerdere niveaus (stuklijst in stuklijst)?
4. Gebruik je de stuklijst voor assemblage (voorraad) of productie (orders)?

Hoe migreer je relaties zonder dubbele accounts?

In Globe heeft een bedrijf dat klant en leverancier is twee nummers. In Exact Online is dat een account. Je maakt een mappingtabel: Globe debiteurnummer en crediteurnummer naar een Exact Online-code. Kies een regel en houd je eraan. Bijvoorbeeld: debiteurnummer is leidend, crediteurnummer komt in een vrij veld voor de referentie.

Controleer ook btw-nummers, KvK-nummers, betalingscondities en afleveradressen. Exact Online valideert btw-nummers bij import. Een fout nummer blokkeert de hele regel.

Welke prijslijsten en inkoopcondities neem je mee?

Verkoopprijslijsten in Globe zijn vaak jarenlang gegroeid. Vraag per prijslijst: wordt hij nog gebruikt, en door wie? Neem alleen actieve prijslijsten mee, met hun staffels en geldigheidsdata. Klantspecifieke prijzen koppel je aan de accountcode uit de mappingtabel.

Inkoopcondities per leverancier en artikel bepalen je inkoopadvies en je kostprijs. Neem leverancierartikelcode, inkoopprijs, levertijd en minimale bestelhoeveelheid mee.

Hoe ga je om met btw-codes en historie?

Btw-codes zijn klein maar gevaarlijk. Een verkeerde mapping betekent een verkeerde btw-aangifte. Maak een tabel met elke Globe-btw-code, het percentage, het type (verkoop, inkoop, verlegd, EU, buiten EU) en de bijbehorende Exact Online-code. Laat je accountant de tabel aftekenen.

Historie neem je selectief mee. Openstaande posten en beginbalans altijd. Volledige boekingshistorie meestal niet. Je hebt drie opties:

Let op: Globe Next wordt na eind 2026 niet meer ondersteund. Een archiefserver blijft werken, maar zonder beveiligingsupdates. Zet hem dus niet open naar buiten.

Waarom test je in een testadministratie?

Je doet de hele migratie minimaal twee keer. Eerst in een testadministratie in Exact Online. Daar controleer je de mapping, de totalen en de processen. Dan nog een keer in de testadministratie, met de fouten uit ronde een opgelost. Pas daarna in productie.

Wat je per testronde controleert:

1. Aantallen: artikelen, relaties, stuklijsten, prijslijsten in Globe versus Exact Online.
2. Totalen: openstaande posten debiteuren en crediteuren, voorraadwaarde, balans.
3. Processen: een verkooporder van offerte tot factuur, een inkooporder van bestelling tot ontvangst, een assemblage, een btw-aangifte.
4. Koppelingen: webshop, WMS, CRM en Power BI tegen de testadministratie.
5. Rapportages: omzet per klant, marge per artikel, openstaand per vervaldatum.

Steekproeven zijn niet genoeg. Vergelijk de totalen tot op de cent.

Wat is de doorlooptijd en wie doet wat?

De doorlooptijd hangt af van het aantal artikelen en stuklijsten, de kwaliteit van je data en het aantal koppelingen dat herbouwd moet worden. We noemen geen vaste termijn voordat we je Globe-database hebben gezien. De fasen zijn wel altijd dezelfde:

Plan de live-gang direct na een maandafsluiting in Globe. Dan zijn de saldi vast en hoef je geen boekingen dubbel te doen. Reken in de week na de live-gang op dagelijks contact voor kleine fixes.

Wat kost een migratie?

De prijs van een migratie hangt af van de hoeveelheid data, de kwaliteit van de artikelstam, stuklijsten en het aantal koppelingen. Koppelingen die je opnieuw laat bouwen op de Exact Online API rekenen we apart. Vraag een kostenindicatie en je krijgt binnen een werkdag antwoord. Na een inventarisatie van een uur geven we een vaste prijs.

Conclusie

Een migratie van Exact Globe naar Exact Online slaagt op volgorde en testen. Grootboek en btw eerst, dan relaties, dan artikelen met herberekende kostprijs, dan stuklijsten, prijslijsten en inkoopcondities, dan saldi. Twee testrondes in een testadministratie, live op een maandafsluiting. Begin met de inventarisatie zolang Globe Next nog wordt ondersteund, dan weet je ook hoeveel tijd je nodig hebt.