Welke datastromen heb je nodig?
Een marketplace-order is meer dan een order. Dit zijn de vijf stromen die een complete koppeling verwerkt.
| Stroom | Richting | Wat er gebeurt in Exact Online |
|---|---|---|
| Orders | Marketplace naar Exact Online | Verkooporder of factuur met klant, artikelen, prijs inclusief btw, land van levering, kanaal en extern ordernummer |
| Verzendingen | Beide kanten | Leveringen uit Exact of je WMS worden gemeld aan de marketplace met track-and-trace; bij fulfilment door de marketplace komt de verzending de andere kant op |
| Retouren | Marketplace naar Exact Online | Creditnota op de oorspronkelijke factuur en, als het artikel terugkomt, een voorraadmutatie |
| Voorraad | Exact Online of WMS naar marketplace | Beschikbare voorraad per artikel, vaak met een buffer per kanaal |
| Uitbetalingen | Marketplace naar Exact Online | Specificatie van de uitbetaling: omzet, commissie, verzendkosten, correcties; afletteren tegen de facturen |
De eerste twee stromen zitten in bijna elke standaardkoppeling. De laatste drie bepalen of je administratie klopt zonder handwerk.
Hoe werkt de btw per land en OSS?
Bol.com verkoopt in Nederland en België. Amazon verkoopt in heel Europa. Voor elke order moet je weten welk btw-tarief geldt en waar je aangifte doet.
De regel voor verkoop aan consumenten in andere EU-landen: er geldt een gezamenlijke drempel van 10.000 euro per jaar voor afstandsverkopen binnen de EU. Blijf je eronder, dan mag je Nederlandse btw rekenen. Kom je erboven, dan reken je vanaf die factuur het btw-tarief van het land van de klant. Die buitenlandse btw geef je aan via het eenloketsysteem (OSS, de Unieregeling) bij de Belastingdienst, naast je gewone Nederlandse aangifte. Je hoeft je dan niet in elk land apart te registreren.
Voor je koppeling betekent dit:
- Per order het land van levering lezen uit de marketplace-data.
- Per land een btw-code in Exact Online hebben, bijvoorbeeld "BE 21% OSS" en "DE 19% OSS".
- De juiste code per orderregel kiezen op basis van land en artikelgroep (voedingsmiddelen en boeken hebben in veel landen een verlaagd tarief).
- Zakelijke klanten met een geldig btw-nummer in een ander EU-land als intracommunautaire levering met 0% boeken.
- Omzet per land apart zichtbaar houden, zodat de OSS-aangifte per kwartaal uit Exact Online komt.
Let op de platformfictie. Bij sommige verkopen via een marketplace, bijvoorbeeld door een verkoper van buiten de EU, wordt het platform zelf geacht de btw af te dragen. Overleg met je accountant of dat voor jou geldt. De koppeling moet dan die orders anders boeken.
Hoe verwerk je retouren?
Een retour is de meest vergeten stroom. Bol.com en Amazon melden een retour via hun API, met reden en status. De koppeling maakt een creditnota aan op de oorspronkelijke factuur, met dezelfde btw-code en hetzelfde land. Komt het artikel terug in je eigen magazijn, dan volgt een voorraadmutatie. Komt het terug bij de marketplace (fulfilment door Bol.com of Amazon), dan moet de koppeling de voorraad op die externe locatie bijhouden.
Zonder deze stroom klopt je omzet per land niet en wijkt de OSS-aangifte af van de uitbetalingen. Dat merk je pas bij de controle door de accountant.
Hoe houd je voorraad kloppend?
De marketplace toont wat jij doorgeeft. Geef je te veel door, dan verkoop je wat je niet hebt en krijg je een slechte score. Geef je te weinig door, dan mis je omzet. Een goede koppeling stuurt de beschikbare voorraad (fysiek minus gereserveerd) per artikel naar elk kanaal, met een instelbare buffer per kanaal. Bij fulfilment door de marketplace loopt de voorraad daar en moet die als aparte locatie in Exact Online of je WMS staan.
Werk je met Picqer of een ander WMS, dan is dat meestal de bron voor voorraad en gaat Exact Online alleen over de financiële kant. Leg per stroom vast welk systeem leidend is.
Factuur per order of verzamelboeking?
Bij honderden orders per dag levert een factuur per order duizenden documenten per maand op. Dat is niet verkeerd, maar het weegt op de API-limiet van Exact Online (60 calls per minuut, 5.000 per dag per app per administratie) en op de overzichtelijkheid. Het alternatief is een dagelijkse verzamelboeking per kanaal en per land, waarbij de marketplace zelf de factuur voor de consument levert. De omzet en btw per land blijven kloppend, het aantal boekingen daalt met een factor honderd. Overleg met je accountant wat bij jullie past en bouw de koppeling daarop.
Standaard of maatwerk?
| Onderdeel | Standaardkoppeling | Maatwerk |
|---|---|---|
| Orders naar Exact Online | Ja | Ja |
| Voorraad naar marketplace | Ja | Ja, met buffer per kanaal |
| Btw per land en OSS-codes | Beperkt of niet | Ja |
| Retouren als creditnota | Vaak niet | Ja |
| Fulfilment door de marketplace | Beperkt | Ja, met externe voorraadlocatie |
| Uitbetalingen afletteren | Nee | Ja |
| Meerdere administraties | Nee | Ja, routering per kanaal of land |
| Verzamelboeking in plaats van factuur per order | Zelden | Ja |
| Foutafhandeling naar eigen wens | Nee | Ja |
| Kostenmodel | Eenmalige inrichting plus abonnement van de leverancier | Eenmalig voor de bouw, optioneel beheer |
Een standaardkoppeling of een tussenlaag als ChannelEngine is een goede start als je in een land verkoopt, een administratie hebt en zelf verzendt. Voor Amazon bouwen wij overigens altijd maatwerk. Maatwerk loont zodra je in meerdere landen verkoopt, OSS doet, fulfilment door de marketplace gebruikt, meerdere administraties hebt of de uitbetalingen automatisch wilt afletteren. Wat de prijs bepaalt lees je in onze prijsgids Wat kost een koppeling; een kostenindicatie krijg je binnen een werkdag.
Wij bouwden voor een e-commercebedrijf met meer dan 20 verkoopkanalen, waaronder Bol.com en Amazon, een centrale koppeling naar 6 Exact Online-administraties: realtime voorraad, automatische orderverwerking per land en kanaal, foutafhandeling in een dashboard. Meer dan 300.000 orders per jaar zonder handmatige handelingen.
Checklist voor je begint
- In welke landen verkoop je en zit je boven de drempel van 10.000 euro?
- Ben je geregistreerd voor OSS?
- Welke btw-codes per land staan er al in Exact Online?
- Verzend je zelf, via een WMS, of via fulfilment door Bol.com of Amazon?
- Wil je een factuur per order of een verzamelboeking per dag?
- Hoe komen retouren nu in de administratie?
- Hoe letter je de uitbetalingen van de marketplaces nu af?
- Hoeveel administraties heb je en welk kanaal hoort waar?
Conclusie
Bol.com- en Amazon-orders in Exact Online krijgen is het makkelijke deel. Btw per land met OSS, retouren als creditnota, voorraad per locatie en het afletteren van uitbetalingen bepalen of je administratie klopt. Een standaardkoppeling is genoeg bij een land en een administratie. Zodra je groeit over de grens, is maatwerk de kortste weg naar een administratie zonder handwerk. Draait er al een koppeling die retouren of btw niet goed doet? We helpen en fixen ook zonder groot project.