Waarom mislukken ERP-implementaties?
Zelden omdat het pakket niet deugt. Exact Online, een WMS als Picqer en een CRM als HubSpot zijn volwassen producten. Projecten lopen vast op drie dingen: data die niet schoon is, koppelingen die te laat worden gebouwd en een team dat geen tijd heeft om te testen. Alle drie zijn te voorkomen door ze vanaf dag een in te plannen. Dit stappenplan doet dat.
De 8 stappen in een overzicht
| Stap | Wat je doet | Doorlooptijd (indicatie) | Wie |
|---|---|---|---|
| 1. Doelen en scope | Vastleggen wat beter moet en wat erbuiten valt | 1 tot 2 weken | Directie, projectleider |
| 2. Processen beschrijven | Order-to-cash, purchase-to-pay, voorraad, project, per stap het leidende systeem | 2 tot 4 weken | Projectleider, sleutelgebruikers |
| 3. Selectie en partner | Pakket, editie, modules en partner kiezen | 2 tot 6 weken | Directie, projectleider |
| 4. Inrichting | Administraties, grootboek, btw, artikelgroepen, prijslijsten, workflows | 4 tot 8 weken | Consultant, sleutelgebruikers |
| 5. Koppelingen | Webshop, WMS, CRM, marketplaces, rapportage | 4 tot 10 weken, parallel aan stap 4 | Integratiepartner |
| 6. Datamigratie | Opschonen, mappen, proefmigraties, controle | 4 tot 10 weken, parallel aan stap 4 en 5 | Projectleider, integratiepartner |
| 7. Testen en opleiden | Ketentest met echte orders, acceptatie, training | 3 tot 6 weken | Sleutelgebruikers, alle gebruikers |
| 8. Livegang en nazorg | Definitieve migratie, eerste maandafsluiting, verbeterpunten | 2 tot 6 weken | Iedereen |
Totaal: 3 tot 9 maanden, afhankelijk van omvang, aantal koppelingen en beschikbaarheid van je team.
Stap 1: doelen en scope
Schrijf in een A4 op waarom je dit doet. Niet "een nieuw ERP", maar "orders uit de webshop zonder handwerk in de administratie", "voorraad op een plek kloppend", "maandafsluiting in drie dagen in plaats van tien". Meetbare doelen helpen later bij elke keuze. Leg ook vast wat erbuiten valt. Een nieuwe webshop tegelijk met een nieuw ERP is bijna altijd te veel.
Bepaal wie de projectleider is aan jouw kant en hoeveel uur per week die persoon heeft. Zonder interne projectleider met tijd stokt elk project.
Stap 2: processen beschrijven
Teken je kernprocessen van begin tot eind: van aanvraag tot factuur, van inkooporder tot betaling, van ontvangst tot verzending. Schrijf per stap op welk systeem leidend is en welke data erbij hoort. Dit document is de basis voor de inrichting, de koppelingen en de datamigratie. Doe het met de mensen die het werk doen, niet alleen met het management.
Noteer alle uitzonderingen: deelleveringen, backorders, staffels, kostenplaatsen, meerdere btw-regimes, meerdere administraties. Elke uitzondering die je nu vindt, scheelt een verrassing in stap 7.
Stap 3: selectie en partner
Kies het pakket op basis van je processen, niet op basis van een demo. Voor handels- en groothandelsbedrijven is Exact Online Handel of Premium vaak de basis, met Picqer als WMS en HubSpot als CRM. Voor Globe Next-gebruikers die eind 2026 moeten kiezen is dit het moment om Globe+, Exact Online of een ander ERP te vergelijken.
Kies ook je partners. Een Exact-partner voor de licentie en inrichting, een integratiepartner voor koppelingen en datamigratie. Soms is dat dezelfde partij, vaak niet. Spreek af wie wat doet en wie het geheel bewaakt.
Stap 4: inrichting
De consultant richt de administraties in: grootboekschema, btw-codes, dagboeken, artikelgroepen, eenheden, prijslijsten, kortingsstructuren, workflows en rechten. Doe dit samen met je sleutelgebruikers. Zij moeten later uitleggen waarom iets zo is ingericht.
Leg keuzes vast die de koppelingen raken: welke artikelcode is leidend, welke btw-code hoort bij welk land, in welke administratie landt welk kanaal, welk veld bevat het externe ordernummer. Deze keuzes kun je later moeilijk terugdraaien.
Stap 5: koppelingen
Begin met de koppelingen direct na de selectie, parallel aan de inrichting. Voor elke koppeling bepaal je: welke data, welke richting, welk systeem is leidend, wat gebeurt er bij een fout. Kies per koppeling standaard waar het kan en maatwerk waar het moet. Houd rekening met de API-limieten van Exact Online: 60 calls per minuut en 5.000 per dag per app per administratie. Een koppeling die daar niet op is gebouwd, valt uit zodra het volume groeit.
Test koppelingen in een testadministratie met echte data uit de proefmigratie, niet met drie handmatige testorders. Rapportage hoort hier ook bij: zet Power BI niet rechtstreeks op de API maar op een replica.
Stap 6: datamigratie
Dit is de stap die altijd wordt onderschat. Datamigratie bestaat uit vier onderdelen:
- Opschonen. Dubbele relaties samenvoegen, inactieve artikelen archiveren, prijslijsten uit Excel in een structuur, kostprijzen controleren.
- Mappen. Oud veld naar nieuw veld, oude code naar nieuwe code, oude btw-code naar nieuwe. Inclusief stuklijsten, eenheden en inkoopcondities als je die hebt.
- Proefmigraties. Minimaal twee. De eerste laat zien wat er mis gaat, de tweede laat zien of het is opgelost. Controleer aantallen en saldi per onderdeel.
- Historie bepalen. Wat neem je mee: alleen openstaande posten en saldi, of ook een of meer jaar aan facturen en orders? Meer historie is meer werk en meer risico. Een replica of archief van het oude systeem is vaak genoeg.
Wij deden dit voor een technische groothandel met eigen assemblage: artikelen met kostprijsherberekening, stuklijsten, artikelgroepen, eenheden, grootboek, verkoopprijslijsten en inkoopcondities van Exact Globe naar Exact Online, zonder handmatige herinvoer.
Stap 7: testen en opleiden
Doe een ketentest: een echte order van webshop tot factuur en betaling, een inkooporder van bestelling tot ontvangst en inkoopfactuur, een retour van aanmelding tot creditnota. Laat de mensen die het werk doen de test uitvoeren. Leg elke afwijking vast en los hem op voordat je verder gaat.
Plan de training kort voor livegang, niet maanden ervoor. Train op jullie proces in jullie testomgeving, niet op een standaarddemo.
Stap 8: livegang en nazorg
Kies een rustig moment, bij voorkeur direct na een maand- of kwartaalafsluiting. Doe de definitieve migratie in een weekend, controleer saldi en aantallen en zet maandag de koppelingen aan. Houd de eerste twee weken dagelijks een kort overleg over wat vastloopt. Plan de eerste maandafsluiting in het nieuwe systeem met extra tijd en met de consultant erbij.
Spreek beheer af: wie bewaakt de koppelingen, wie past de inrichting aan, wie is aanspreekpunt bij een storing. Een SLA of strippenkaart voorkomt dat kleine problemen maanden blijven liggen.
De 7 grootste valkuilen
- Datamigratie in de laatste weken. Begin met opschonen in stap 2.
- Koppelingen na de inrichting. Dan passen de codes niet. Bouw ze parallel.
- Geen interne projectleider met tijd. Reken op 8 tot 16 uur per week.
- Alles tegelijk. Nieuw ERP, nieuwe webshop en nieuw WMS in een keer is te veel. Faseer.
- Te weinig testtijd. Reken op twee tot drie weken waarin sleutelgebruikers een deel van hun tijd testen.
- Historie volledig overzetten. Vaak onnodig. Neem saldi en openstaande posten mee en bewaar de rest in een archief of replica.
- Geen beheer na livegang. Koppelingen en inrichting vragen aandacht. Regel het vooraf.
Wat kost het?
De prijs hangt af van het aantal systemen, de hoeveelheid data en het aantal koppelingen. Een migratie van Exact Globe naar Exact Online, een HubSpot-implementatie en de koppelingen zijn elk een eigen onderdeel van de begroting. Daar komen licenties, hosting en interne uren bij. Wat een koppeling kost lees je in onze prijsgids. Vraag een kostenindicatie aan voor jouw combinatie van systemen, je krijgt binnen een werkdag antwoord.
Conclusie
Een ERP-implementatie slaagt op proces, data en koppelingen, niet op het pakket. Volg de 8 stappen, begin op dag een met opschonen en koppelingen, en geef je team tijd om te testen. Reken op 3 tot 9 maanden en regel beheer voordat je live gaat. Wil je weten waar je staat? Plan een gesprek van 30 minuten met een consultant die zelf implementaties heeft gedaan.