Welke soorten koppelingen zijn er?
Voordat je over geld praat, moet je weten welk type koppeling je nodig hebt. Er zijn drie smaken.
| Type | Wat het is | Wat je betaalt | Past bij |
|---|---|---|---|
| Standaardkoppeling | Kant-en-klare app uit de Exact App Store, HubSpot Marketplace of de app store van je webshop of WMS; wij richten hem in en testen | Eenmalige inrichting vanaf 1.500 euro plus het abonnement van de leverancier | Standaardproces, een administratie, weinig uitzonderingen |
| iPaaS | Integratieplatform waarin datastromen worden geconfigureerd | Eenmalige inrichting plus een platformabonnement dat meegroeit met stromen en volume | Veel systemen, eigen IT-team |
| Maatwerkkoppeling | Eigen middleware op de API's van beide systemen | Eenmalig vanaf 6.500 euro, optioneel beheer per maand | Afwijkend proces, meerdere administraties, hoge volumes, eigen regels |
Een kostenindicatie voor jouw situatie krijg je binnen een werkdag na het invullen van vijf vragen.
Wat bepaalt de prijs van een koppeling?
Zeven factoren bepalen hoe ver je boven het startpunt uitkomt.
| Factor | Houdt de prijs laag | Drijft de prijs op |
|---|---|---|
| Aantal datastromen | Twee stromen, bijvoorbeeld orders heen en voorraad terug | Acht stromen: orders, voorraad, prijzen, klanten, facturen, verzendstatus, retouren, betalingen |
| Richting | Een kant op | Twee kanten op, met regels over welk systeem wint |
| Uitzonderingen | Standaardproces | Deelleveringen, staffels, btw per land, meerdere administraties |
| Kwaliteit van de API's | Moderne REST API aan beide kanten | CSV-export, SOAP of rechtstreeks in een database |
| Volume | Honderden orders per maand | Honderdduizenden per jaar, met wachtrijen en bulk-endpoints |
| Stamdata | Dezelfde artikelcodes en klantnummers in beide systemen | Mappingtabel en opschoonactie nodig |
| Foutafhandeling | Een melding is genoeg | Werklijst, automatische herpoging, meldingen per afdeling |
1. Het aantal datastromen
Elke datastroom is een stukje werk: analyse, mapping, bouw, test. Orders van webshop naar Exact is een stroom. Voorraad van Exact naar webshop is een tweede. Facturen, prijzen, klanten, verzendstatus, retouren zijn er nog meer. Een koppeling met twee stromen zit dicht bij het startpunt, een koppeling met acht stromen ver daarboven.
2. De richting
Een stroom die een kant op gaat is eenvoudiger dan een stroom die twee kanten op gaat. Bij tweerichtingsverkeer moet je bepalen welk systeem leidend is per veld en wat er gebeurt als beide kanten tegelijk wijzigen. Dat is logica die gebouwd en getest moet worden.
3. De uitzonderingen in je proces
Een order is een order, tot het een deellevering is, een backorder, een order met staffelkorting, een order voor een klant met een afwijkende btw-behandeling of een order die in een andere administratie hoort. Elke uitzondering is een regel in de koppeling. Hoe meer uitzonderingen, hoe meer werk. Schrijf ze vooraf op. Dat scheelt verrassingen in de bouw.
4. De kwaliteit van de API's
Exact Online heeft een goede REST API met duidelijke limieten: 60 calls per minuut en 5.000 per dag per app per administratie. Een moderne webshop of WMS ook. Een oud systeem met alleen een CSV-export, een SOAP-interface of een database waar je rechtstreeks in moet, kost meer werk en meer testen.
5. Het volume
300 orders per maand kun je een voor een verwerken. 300.000 orders per jaar vragen om wachtrijen, bulk-endpoints, webhooks en slimme foutafhandeling, anders loop je tegen de API-limieten aan. Dat maakt de bouw zwaarder, maar de koppeling ook betrouwbaarder.
6. Stamdata en historie
Moet de koppeling bestaande klanten en artikelen matchen? Zijn artikelcodes aan beide kanten gelijk? Moet er historie worden overgezet? Een nette artikelstam met dezelfde codes in beide systemen scheelt dagen werk. Een artikelstam met verschillen vraagt om een mappingtabel en een opschoonactie.
7. Foutafhandeling en beheer
Wat gebeurt er als een order niet in Exact past omdat de klant geen btw-nummer heeft? Wie krijgt een melding en hoe wordt de order alsnog verwerkt? Goede foutafhandeling is het verschil tussen een koppeling die je vergeet en een koppeling die elke week aandacht vraagt. Beheer dekt monitoring, alerts en kleine aanpassingen na API-wijzigingen.
Drie rekenvoorbeelden
De voorbeelden zijn rekenvoorbeelden, samengesteld uit wat we in de praktijk tegenkomen. Ze laten zien waar een situatie op de schaal landt, niet wat jouw offerte wordt.
Voorbeeld 1: dienstverlener met HubSpot en Exact Online
Een adviesbureau met 15 medewerkers wil dat gewonnen deals in HubSpot een conceptfactuur worden in Exact Online en dat sales de factuurstatus ziet. Een administratie, geen voorraad, geen uitzonderingen.
- Keuze: standaardkoppeling uit de HubSpot Marketplace.
- Werk: inrichten, lifecycle stage bepalen, producten op SKU matchen, testen met 10 deals.
- Kosten: het startpunt van 1.500 euro voor de inrichting, plus het abonnement van de leverancier.
- Doorlooptijd: een week.
Voorbeeld 2: groothandel met WooCommerce, Exact Online en Sendcloud
Een groothandel met 40 medewerkers verkoopt via WooCommerce aan bedrijven en consumenten. Orders moeten als verkooporder in Exact Online, voorraad en prijzen moeten terug naar de webshop, verzendingen gaan via Sendcloud en de track-and-trace moet naar de klant. Klantspecifieke prijzen voor B2B, staffels, twee btw-regimes.
- Keuze: maatwerkkoppeling. De standaardkoppeling kan geen klantspecifieke prijzen en geen staffels.
- Werk: vijf datastromen, een mappingtabel voor artikelen, wachtrij met retry, foutmeldingen naar een Teams-kanaal.
- Kosten: duidelijk boven het startpunt van 6.500 euro, vooral door het aantal stromen en de prijslogica. Beheer erbij.
- Doorlooptijd: 5 tot 6 weken.
Voorbeeld 3: e-commercebedrijf met 20 kanalen en 6 administraties
Een e-commercebedrijf verkoopt via Bol.com, Amazon, Shopify en meer dan 20 andere kanalen en boekt in 6 Exact Online-administraties. Orders moeten per kanaal in de juiste administratie, met de juiste btw per land, realtime voorraad terug naar alle kanalen en automatische foutafhandeling. Meer dan 300.000 orders per jaar.
- Keuze: maatwerkmiddleware als centrale hub.
- Werk: een centrale wachtrij, bulk- en sync-endpoints, webhooks, routering per administratie, btw-logica per land, dashboard voor fouten.
- Kosten: het bovenste deel van de schaal, in fasen opgeleverd, met beheer onder SLA.
- Resultaat: nul handmatige handelingen per order.
Wat kost een koppeling die niet goed werkt?
De duurste koppeling is de koppeling die bijna werkt. Een order die drie keer per week handmatig moet worden gecorrigeerd kost een medewerker een uur per week. Een voorraadstand die een uur achterloopt kost nee-verkopen en retouren. Een factuur met de verkeerde btw kost een correctie en een boze klant. Reken dat door voordat je kiest voor de goedkoopste optie.
Checklist: zo krijg je een scherpe kostenindicatie
- Welke systemen koppel je, met welke versie of editie?
- Welke datastromen heb je nodig en welke kant op?
- Hoeveel orders, facturen of records per dag?
- Hoeveel administraties?
- Welke uitzonderingen ken je nu al (korting, btw, deellevering, backorders)?
- Zijn artikelcodes en klantnummers aan beide kanten gelijk?
- Wie in je team test en hoeveel tijd heeft die persoon?
- Wat moet er gebeuren bij een fout en wie krijgt de melding?
Met deze antwoorden krijg je van ons binnen een werkdag een kostenindicatie en een doorlooptijd.
Conclusie
Een standaardkoppeling inrichten begint bij 1.500 euro, maatwerk begint bij 6.500 euro, beheer komt daar optioneel bij. Het aantal stromen, de richting, de uitzonderingen en het volume bepalen waar je uitkomt. Kies standaard als je proces standaard is. Kies maatwerk als je proces dat niet is, want een koppeling die bijna werkt is de duurste optie. Draait er al iets dat hapert? We helpen en fixen ook zonder groot project.