Waarom wil je HubSpot en Exact Online koppelen?
Sales werkt in HubSpot. Finance werkt in Exact Online. Zonder koppeling typt iemand elke gewonnen deal over naar een factuur of verkooporder. Dat kost tijd en levert fouten op: een verkeerd btw-nummer, een oud adres, een vergeten kortingsregel. Omgekeerd ziet sales niet of een klant betaalt, hoeveel omzet er is gedraaid of welke artikelen vaak samen worden gekocht.
Een goede koppeling lost beide kanten op. Een gewonnen deal staat binnen een minuut in Exact Online. De factuurstatus en de omzet staan bij het bedrijf in HubSpot. Welke manier van koppelen daarvoor past, hangt af van hoe standaard jouw proces is.
Welke drie opties heb je?
| Onderdeel | Standaardapp (marketplace) | iPaaS (bijvoorbeeld Alumio) | Maatwerk op de API's |
|---|---|---|---|
| Wat het is | Kant-en-klare app uit de HubSpot Marketplace of Exact App Store | Integratieplatform waarin je datastromen configureert | Eigen middleware, gebouwd op de HubSpot API en de Exact Online API |
| Datastromen | Contacten, bedrijven, producten naar Exact; deals naar conceptfactuur of verkoopkans; factuurstatus terug naar HubSpot | Vrijwel elk object, afhankelijk van beschikbare connectors | Alles wat de API's toelaten, inclusief verkooporders, projecten, betalingen, eigen velden |
| Eigen velden en logica | Beperkt tot de instellingen van de app | Mogelijk via mapping en scripts | Volledig vrij |
| Meerdere administraties | Beperkt | Mogelijk | Standaard |
| Kostenmodel | Maandabonnement bij de leverancier, met proefperiode | Abonnement dat meegroeit met aantal stromen en volume | Eenmalig voor de bouw, optioneel beheer |
| Doorlooptijd | Een dag | Weken | 3 tot 8 weken |
| Beheer | Door de app-leverancier | Door jou of een partner | Door de bouwer, met SLA |
| Past bij | Dienstverleners met factuur per deal | Bedrijven met meerdere systemen en een eigen IT-team | Handel, groothandel, projecten, meerdere administraties, afwijkend proces |
De actuele prijs van de standaardapp staat op de HubSpot Marketplace. Wat een maatwerkkoppeling bepaalt, lees je in onze prijsgids Wat kost een koppeling; een kostenindicatie krijg je binnen een werkdag.
Wat doet de standaardkoppeling precies?
De meest gebruikte standaardapp staat in de HubSpot Marketplace en in de Exact App Store. Hij doet vier dingen:
- Nieuwe contacten en bedrijven uit HubSpot worden een relatie in Exact Online. Je kunt dit beperken tot een lifecycle stage, bijvoorbeeld alleen klanten.
- Een deal wordt een conceptfactuur of een verkoopkans in Exact Online. Producten worden op SKU gekoppeld.
- In HubSpot zie je per contact, bedrijf of deal welke facturen in Exact Online bestaan.
- Met een knop in HubSpot maak je direct een factuur aan.
Dat is precies genoeg voor een dienstverlener die per gewonnen deal een factuur stuurt. Een adviesbureau, een marketingbureau, een trainer. Je zet hem in een middag aan en je hebt 14 dagen om te testen.
Wat de standaardapp niet doet: verkooporders aanmaken, projecten of kostenplaatsen vullen, voorraad of levertijd tonen, betalingen terugmelden, meerdere administraties bedienen op basis van een veld in HubSpot, of eigen velden mappen die buiten de standaardlijst vallen.
Wanneer kies je iPaaS?
Een iPaaS-platform zoals Alumio zit tussen standaard en maatwerk in. Je configureert datastromen in een interface, met connectors voor HubSpot en Exact Online. Het is sterk als je meer dan twee systemen aan elkaar knoopt en een IT-team hebt dat de stromen beheert. Denk aan een bedrijf met HubSpot, Exact Online, een webshop en een WMS dat alles via een platform wil laten lopen.
De nadelen: een maandelijks abonnement dat meegroeit met het aantal stromen en het volume, en een leercurve. Specifieke logica, zoals een kostprijsberekening of een regel per administratie, moet je alsnog in scripts bouwen. Voor een MKB-bedrijf met alleen HubSpot en Exact is het meestal te zwaar.
Wanneer kies je maatwerk?
Maatwerk op de API's kies je als jouw proces niet in de standaardapp past. Dat is het geval bij een of meer van deze situaties:
- Een gewonnen deal moet een verkooporder worden, niet een factuur. Bijvoorbeeld bij groothandel met levering uit voorraad.
- Een deal hoort bij een project in Exact Online, met kostenplaatsen en factuurmijlpalen. Bijvoorbeeld bij installatiebedrijven en zonne-energie.
- Je hebt meerdere administraties en de keuze hangt af van een veld in HubSpot.
- Sales moet in HubSpot openstaande posten, omzet per jaar en klantspecifieke prijzen zien.
- Je werkt met eigen objecten in HubSpot, zoals voertuigen, inruil of contracten, die ook in Exact een plek hebben.
- Je wilt foutafhandeling naar jouw hand zetten: wie krijgt een melding, wat gebeurt er bij een ontbrekend btw-nummer.
Wij bouwden voor een handelaar in bedrijfswagens een HubSpot-implementatie met 6 objecten, gekoppeld aan Exact Online en het dealer management systeem. Daar verwerkt de middleware meer dan 3.000 financiële transacties per maand zonder handmatige invoer. Dat lukt niet met een standaardapp.
Waar moet je technisch op letten?
Beide API's hebben limieten. HubSpot limiteert het aantal verzoeken per 10 seconden en meldt overschrijding met HTTP 429. Exact Online staat 60 calls per minuut en 5.000 per dag per app per administratie toe, ook met HTTP 429. Een koppeling die elke wijziging direct doorzet zonder wachtrij loopt daar bij een grote sync tegenaan. Lees ons technische artikel over de API-limieten van Exact Online.
Let ook op de sleutel tussen de systemen. Een relatie in Exact heeft een code, een bedrijf in HubSpot een record-id. Leg die koppeling vast in een eigen veld aan beide kanten. Dan kun je later van standaardapp naar maatwerk zonder dubbele relaties.
Conclusie
Begin met de standaardapp als je proces simpel is: contact, deal, factuur. Kies iPaaS als je veel systemen hebt en een team dat het platform beheert. Kies maatwerk als je verkooporders, projecten, meerdere administraties of eigen objecten wilt koppelen. In alle gevallen geldt: leg de sleutels tussen HubSpot en Exact vast en houd rekening met de API-limieten.
Twijfel je? Doe de Automatiseringsscan of plan een gesprek van 30 minuten met de developer die de koppeling bouwt.