Wat verstaan we onder maatwerk software?
Maatwerk software is een applicatie die speciaal voor jouw bedrijf is gebouwd. Voor het MKB gaat het meestal om een van deze vormen:
- Een B2B-bestelportaal waar klanten met eigen login bestellen op basis van hun prijzen en de voorraad in Exact Online.
- Een klantportaal of investor portal met documenten, onboarding en communicatie.
- Een lead management systeem of offertetool die aansluit op je CRM en ERP.
- Een magazijn-app, voorraadtelling-app of keurings-app op een tablet of telefoon.
- Middleware die meerdere systemen verbindt en processen automatiseert.
Het verschil met een koppeling: een koppeling verplaatst data tussen bestaande systemen. Maatwerk software heeft eigen schermen, eigen gebruikers en eigen logica. Wat een koppeling kost lees je in onze prijsgids Wat kost een koppeling.
Wat bepaalt de prijs per type applicatie?
Elk type applicatie heeft een eigen zwaartepunt. Dat zwaartepunt bepaalt waar je boven het startpunt van 15.000 euro uitkomt.
| Type applicatie | Wat de prijs vooral bepaalt | Doorlooptijd eerste versie |
|---|---|---|
| Kleine app met een doel (voorraadtelling, keuringsrapporten, call log) | Een of twee koppelingen, weinig schermen, een rol | 6 tot 10 weken |
| B2B-bestelportaal op Exact Online | Klantprijzen en voorraad live uit Exact, huisstijl, aantal administraties | 2 tot 3 maanden |
| Klantportaal of investor portal met koppeling aan CRM | Rollen en rechten, documenten, beveiliging, SLA-eisen | 3 tot 5 maanden |
| Lead management of offertesysteem met versies, deals en documenten | Bedrijfslogica, versiebeheer, documentgeneratie, koppeling met CRM en ERP | 3 tot 6 maanden |
| Middleware als centrale hub voor veel kanalen en administraties | Aantal kanalen, routering, volume, foutafhandeling; in fasen | 2 maanden per fase |
Daarbovenop komen hosting en beheer per maand. Hosting voor een MKB-applicatie in de cloud schaalt met verkeer en data. Beheer met SLA dekt monitoring, updates van frameworks en kleine aanpassingen. Beide stemmen we af op de applicatie.
Wat bepaalt de prijs?
1. Schermen en gebruikersrollen
Elk scherm moet worden ontworpen, gebouwd en getest. Elke rol (klant, medewerker, beheerder, accountant) heeft eigen rechten en vaak eigen schermen. Een app met 5 schermen en 2 rollen is een ander project dan een portaal met 25 schermen en 5 rollen.
2. Koppelingen
Bijna alle maatwerk software voor het MKB praat met Exact Online, HubSpot, een WMS of een webshop. Elke koppeling telt mee, met dezelfde factoren als bij een losse koppeling: aantal stromen, richting, uitzonderingen en API-limieten. Een bestelportaal dat realtime voorraad en klantprijzen uit Exact Online toont moet slim omgaan met de limiet van 60 calls per minuut, bijvoorbeeld met een lokale kopie van de stamdata.
3. Bedrijfslogica
Prijsstaffels, kortingsregels, goedkeuringsstappen, versies van offertes, berekeningen. Dit is de kern van maatwerk en het deel dat het meeste denkwerk kost. Hoe scherper jij de regels kunt uitleggen, hoe minder tijd er gaat zitten in uitzoeken en herbouwen.
4. Beveiliging en beschikbaarheid
Een intern tool voor 10 medewerkers heeft andere eisen dan een portaal waar beleggers documenten uploaden. Denk aan tweestapsverificatie, logging, Wwft-controles via een externe partij, een SLA met reactietijden en eisen uit DORA voor financiële dienstverleners. Die eisen kosten bouwtijd en vragen om doorlopend beheer.
5. Ontwerp en huisstijl
Een functioneel ontwerp op basis van een standaard componentenbibliotheek is sneller dan een volledig eigen design. Lever je zelf designs aan, zoals een producent van rubber- en kunststofproducten deed voor zijn Sana Commerce-frontend, dan bouwen wij op basis daarvan.
6. Datamigratie en historie
Moet bestaande data uit Excel, een oud systeem of een andere database mee? Migratie is een eigen stukje werk: opschonen, mappen, importeren, controleren.
7. Je eigen beschikbaarheid
Maatwerk bouwen we samen. Iemand in je team moet vragen beantwoorden, tussenversies testen en keuzes maken. Projecten waar dat niet lukt duren langer en kosten meer.
Maatwerk, SaaS of standaardpakket?
| Onderdeel | Maatwerk | SaaS | Standaardpakket (on-premise of ERP-module) |
|---|---|---|---|
| Eenmalige kosten | Vanaf 15.000 euro | Laag, vaak alleen inrichting | Licentie plus implementatie |
| Maandelijkse kosten | Hosting en beheer | Abonnement per gebruiker of per module | Onderhoud, soms per gebruiker |
| Volgt jouw proces | Volledig | Alleen wat het pakket biedt | Deels, via instellingen en add-ons |
| Koppelingen | Gebouwd op jouw systemen | Afhankelijk van beschikbare koppelingen | Afhankelijk van leverancier |
| Afhankelijkheid | Jij bent eigenaar van de code | Leverancier bepaalt roadmap en prijs | Leverancier bepaalt roadmap en prijs |
| Snel starten | 2 tot 4 maanden | Dagen | Weken tot maanden |
| Past bij | Proces is je onderscheid, standaard past niet, hoog volume | Standaardproces, klein team, snel starten | Proces past bij het pakket |
Vuistregel: kies SaaS of een standaardpakket als je proces standaard is. Kies maatwerk als je proces je onderscheid is, als je nu al om je software heen werkt in Excel en losse tools, of als je volume zo hoog is dat elke handmatige stap geld kost. Reken altijd over drie tot vijf jaar: een SaaS-abonnement loopt door en wordt zelden goedkoper, zonder dat het pakket beter bij je past.
Hoe houd je de kosten in de hand?
- Begin met een eerste versie die een probleem oplost. Niet alles tegelijk.
- Schrijf het proces uit voordat er wordt gebouwd. Elke regel die je nu benoemt, hoeft later niet te worden herbouwd.
- Gebruik standaard waar het kan: authenticatie, e-mail, PDF, betalingen. Bouw alleen wat jou onderscheidt.
- Koppel aan je bestaande systemen in plaats van data dubbel te beheren.
- Lever in fasen op van 6 tot 10 weken en gebruik elke fase echt.
- Spreek beheer en eigenaarschap van de code vooraf af.
Hoe werkt het bij ApiMasters?
Je hebt eerst een gesprek van 30 minuten met de developer die het gaat bouwen, geen accountmanager. Daarna krijg je binnen een werkdag een kostenindicatie en een voorstel voor de eerste fase. We bouwen in Laravel/PHP, Node.js of Python op SQL Server, PostgreSQL of MySQL, in de cloud. Alles wordt in eigen huis gebouwd en jij bent eigenaar van de code. Onze eigen producten, zoals het B2B Bestelportaal voor Exact Online en de voorraadtelling-app, zijn ontstaan uit maatwerk voor klanten.
Conclusie
Maatwerk software kost vanaf 15.000 euro. Schermen, rollen, koppelingen, logica en beveiligingseisen bepalen hoe ver je daarboven uitkomt. Vergelijk met SaaS en standaardpakketten over drie tot vijf jaar en kies maatwerk als je proces je onderscheid is. Begin klein, bouw in fasen en zorg dat je eigenaar bent van de code.