Herken je dit?
De telefoon gaat. De medewerker neemt op, hoort een naam en begint te zoeken in Exact Online. Pas na een minuut weet hij dat de beller een openstaande factuur van twee maanden oud heeft en vorige week een levering miste.
Wie heeft er vanmiddag met die klant gebeld, en waarover? Dat staat nergens. Het zit in het hoofd van de collega die net naar huis is.
Gemiste gesprekken worden niet teruggebeld. 3CX laat ze wel zien, maar niemand kijkt structureel in de lijst.
Een 3CX Exact Online koppeling lost dit op. Hieronder zie je welke data heen en weer gaat en waarom we er een eigen product voor hebben gebouwd.
Keuzes per datastroom
Exact Online is de bron van relaties, contactpersonen, facturen en orders. 3CX is de bron van gesprekken. De koppeling brengt die twee samen op het moment dat het telt: als de telefoon rinkelt.
Nummerherkenning werkt alleen als telefoonnummers in Exact Online schoon zijn. Een nummer met spaties, een landcode als 0031 of +31, een doorkiesnummer achter een streepje: de koppeling normaliseert alles naar een formaat voordat er gezocht wordt. Dat doen we bij het laden van het telefoonboek, niet tijdens het gesprek.
De pop-up toont wat de medewerker nodig heeft: naam, bedrijf, openstaand saldo, de laatste drie orders en eventuele leveringen onderweg. Met een klik opent hij de relatie in Exact Online.
Het gesprekslog gaat naar een database en naar de relatie in Exact Online. Uit de database halen we rapportages per medewerker, per groep en per dag: aantal gesprekken, gemiste gesprekken, gemiddelde duur en piekuren. Gebruik je HubSpot als CRM naast Exact Online? Dan loggen we het gesprek daar ook, op het bedrijf en de contactpersoon.
Standaard, iPaaS of maatwerk
De standaard CRM-integratie van 3CX werkt met HubSpot, Salesforce, Zendesk en een reeks andere systemen, maar niet met Exact Online. Heb je een van die CRM's als klantbron, dan volstaat de standaard en richten wij die in. Voor Exact Online helpt hij je niet.
Een iPaaS is hier niet nodig. De koppeling moet binnen een seconde reageren op een rinkelende telefoon, en daar is een eigen service beter voor dan een generieke laag.
3CX Call Log is ons eigen product voor deze koppeling. Het luistert op de call control API van 3CX, zoekt het nummer op in een lokale kopie van de relaties uit Exact Online, toont de pop-up en logt het gesprek. De inrichting is kort: koppeling met 3CX, toestellen aan medewerkers, aansluiting op Exact Online. Wil je meer, zoals logging naar HubSpot, een wachtrij-dashboard of integratie met je ticketsysteem, dan bouwen we dat op maat bovenop het product.
Wat we vaak tegenkomen
Telefoonnummers in alle vormen. 010-1234567, +31 10 123 45 67, 0101234567 met toestel 12. Zonder normalisatie herkent de koppeling de helft van de bellers niet. We normaliseren bij het laden en slaan meerdere varianten op per contact.
Een nummer, meerdere relaties. Een telefoonnummer van een hoofdkantoor hoort bij drie debiteuren. De pop-up toont dan het bedrijf met een keuzelijst in plaats van een willekeurige relatie.
API-limieten van Exact Online. Bij elk gesprek live zoeken in Exact Online past niet in 60 calls per minuut en 5.000 per dag per app per administratie. Daarom werken we met een lokale kopie van relaties en contactpersonen die dagelijks ververst, en halen we alleen het saldo en de laatste orders live op.
Licentie van 3CX. De call control API zit in 3CX Pro en Enterprise. Met een lagere licentie kun je alleen achteraf het gesprekslog ophalen, zonder pop-up. Dat controleren we voordat we beginnen.
Privacy en bewaartermijn. Gespreksdata zijn persoonsgegevens. We leggen vast wat er gelogd wordt, hoe lang het bewaard blijft en wie de rapportages ziet, zodat het past in je verwerkingsregister.
Al iets draaien dat hapert?
Een 3CX-koppeling die bellers niet herkent of gesprekken niet meer logt, fixen we ook zonder groot project. Dat valt onder Helpen en fixen: op strippenkaart of als losse opdracht, reactie binnen een werkdag.
