Herken je dit?
Je hebt Afosto gekozen om je magazijn te laten picken, packen en verzenden. Dat werkt. Maar de verzendstatus moet nog met de hand in Exact Online, de verzendkosten staan niet op de factuur en de voorraad in je administratie loopt achter op wat er in het magazijn ligt.
Artikelen voer je twee keer in: een keer in Exact Online, een keer in Afosto. Een nieuwe barcode of prijs komt in het ene systeem wel aan en in het andere niet.
Een Afosto Exact Online koppeling lost dit op. Exact Online blijft de bron voor artikelen, prijzen en facturen. Afosto wordt de bron voor wat er in het magazijn gebeurt.
Keuzes per datastroom
Afosto is het magazijnsysteem. Exact Online is de administratie en de bron van artikelen, prijzen en debiteuren.
Verkooporders ontstaan in Exact Online, of komen via je webshop en marketplaces rechtstreeks binnen. In beide gevallen gaat de order naar Afosto om te picken. Zodra Afosto meldt dat de order verzonden is, maakt de koppeling in Exact Online de factuur aan met de werkelijk verzonden aantallen en de verzendkosten.
Voorraad is in deze opzet van het magazijn. Elke mutatie in Afosto, van ontvangst tot pick tot correctie, gaat terug naar Exact Online. Zo klopt de voorraadwaarde in je balans met wat er ligt. Als vangnet draait er een periodieke bulk-vergelijking per artikel.
Ontvangsten op inkooporders boekt het magazijn in Afosto. De koppeling zet die ontvangst door naar de inkooporder in Exact Online, zodat inkoop en finance zien wat er binnen is.
Standaard, iPaaS of maatwerk
Een standaardkoppeling tussen Afosto en Exact Online die wij adviseren, is er niet. Afosto is gebouwd om via de API te koppelen, en dat is ook hoe wij het doen.
Een iPaaS is bij Afosto zelden nodig. Afosto heeft zelf een goede API en webhooks. Een extra laag voegt kosten en beheer toe zonder dat je er flexibiliteit voor terugkrijgt.
Maatwerk is bij Afosto de gebruikelijke route. Dat past bij een WMS naast Exact Online, bij meerdere magazijnen of administraties, bij eigen regels voor verzendkosten, deelleveringen en retouren. De koppeling draait als middleware tussen beide API's, met logging en foutafhandeling per order. Na oplevering en betaling is de code van jou.
Wat we vaak tegenkomen
Artikelcodes en barcodes. Afosto pickt op barcode, Exact Online kent het artikel op artikelcode. De koppeling houdt de mapping bij en meldt artikelen zonder barcode voordat ze in een order terechtkomen.
Deelleveringen. Een order die in twee zendingen het magazijn verlaat, moet in Exact Online twee facturen of een factuur met backorder opleveren. We leggen die regel vooraf vast, anders klopt de omzet per periode niet.
Verzendkosten. De verzendkosten die Afosto per zending kent, moeten als aparte factuurregel met de juiste btw in Exact Online landen. Dat gaat vaak mis bij orders naar het buitenland.
Voorraad op meerdere magazijnen. Een winkel en een centraal magazijn hebben elk hun eigen voorraad in Exact Online. De koppeling schrijft per magazijn terug, niet als som.
API-limieten van Exact Online. 60 calls per minuut en 5.000 per dag per app per administratie. Een voorraadsync bij elke pick past daar niet in zonder planning. Wij bundelen mutaties en gebruiken de sync-endpoints van Exact Online, die alleen wijzigingen leveren.
Al iets draaien dat hapert?
Een Afosto-koppeling die orders overslaat of voorraad verkeerd terugschrijft, fixen we ook zonder groot project. Dat valt onder Helpen en fixen: op strippenkaart of als losse opdracht, reactie binnen een werkdag.
