Herken je dit?
Sales sluit een deal in HubSpot. Finance maakt daarna de factuur met de hand in Exact Online. Twee keer typen, twee keer kans op fouten.
Adressen en contactpersonen lopen uit elkaar. De accountmanager wijzigt een e-mailadres in HubSpot, de boekhouding past het factuuradres aan in Exact. Niemand weet welk systeem gelijk heeft.
Accountmanagers zien in HubSpot niet of een klant nog openstaande facturen heeft. Ze bellen vrolijk over een nieuwe order terwijl de vorige nog niet betaald is.
Als je dit herkent, dan is een HubSpot Exact Online koppeling de oplossing. De vraag is alleen welke variant bij je past.
Keuzes per datastroom
Een goede koppeling tussen HubSpot en Exact Online is geen alles-naar-alles sync. Je kiest per object welk systeem leidend is.
In de praktijk is HubSpot leidend voor commerciële gegevens: contactpersonen, telefoonnummers, dealfase. Exact Online is leidend voor financiële gegevens: factuuradres, btw-nummer, betaaltermijn, openstaande posten. De koppeling bewaakt die verdeling, zodat een wijziging in het ene systeem niet per ongeluk de bron in het andere overschrijft.
Een deal wordt pas een order of factuur bij de dealfase die jij kiest. Vaak is dat "Gewonnen", soms een eigen fase als "Akkoord ontvangen". Line items in HubSpot worden orderregels in Exact Online, met artikelcode, aantal, prijs en korting.
Standaard, iPaaS of maatwerk
De standaardkoppeling uit de HubSpot Marketplace volstaat als je een administratie hebt, een vaste productlijst en een rechttoe rechtaan proces van deal naar factuur. Je zet hem snel aan, betaalt een licentie aan de leverancier en kunt hem eerst proberen. Wij richten hem desgewenst voor je in, inclusief veldmapping en test.
Een iPaaS zoals Alumio past bij bedrijven met veel systemen en een eigen IT-team dat de flows beheert. Je betaalt een platformlicentie en hebt kennis van het platform nodig. In het MKB komen we het zelden tegen.
Maatwerk door ApiMasters kies je zodra de standaard knelt. Bijvoorbeeld bij meerdere Exact-administraties onder een HubSpot-portal, bij projecten of abonnementen met termijnfacturen, bij eigen btw- en grootboeklogica, of bij custom objects in HubSpot die in Exact een eigen plek moeten krijgen. Na oplevering en betaling is de code van jou, inclusief documentatie en een repository op jouw naam.
Wat we vaak tegenkomen
Na jaren HubSpot- en Exact-koppelingen bouwen weten we waar het misgaat. Dit lossen we standaard op.
API-limieten. Exact Online staat 60 calls per minuut en 5.000 per dag toe, per app per administratie. Daarboven krijg je HTTP 429. Wij bouwen met wachtrijen, webhooks en bulk-endpoints (tot 1.000 records per call), zodat niets verloren gaat en je limiet niet opgaat aan onnodige polling.
Dubbele relaties. Een bedrijf in HubSpot is niet automatisch een debiteur in Exact Online. We matchen op KvK-nummer, btw-nummer of e-maildomein, met een controlelijst voor twijfelgevallen. Zonder die stap maak je elke week nieuwe dubbele debiteuren aan.
Btw-codes en grootboek. Dealregels in HubSpot kennen geen btw-code. De koppeling bepaalt die uit product, land en klanttype volgens jouw regels. Hetzelfde geldt voor de grootboekrekening en de kostenplaats.
Meerdere administraties. Een HubSpot-portal, drie Exact-administraties: de koppeling kiest per deal de juiste op basis van entiteit, pipeline of een dealeigenschap.
Tokens die verlopen. Een refresh token van Exact Online vervalt na 30 dagen zonder gebruik. Een koppeling die een maand stil staat, valt daarna om. Wij bewaken tokens actief en melden het voordat het misgaat.
Al iets draaien dat hapert?
Een bestaande HubSpot-koppeling die orders dubbel aanmaakt of stil staat sinds een tokenprobleem, fixen we ook zonder groot project. Dat valt onder Helpen en fixen: op strippenkaart of als losse opdracht, reactie binnen een werkdag.
