Herken je dit?
Orders komen binnen in Exact Online, maar het magazijn werkt vanaf een geprinte lijst of een export. Wat er echt verzonden is, wordt pas aan het eind van de dag teruggetypt.
De voorraad in Exact Online klopt nooit met wat er op de plank ligt. Inkoop bestelt te veel of te weinig, omdat niemand het juiste getal vertrouwt.
Je hebt Picqer gekozen als WMS, maar twijfelt of een standaardkoppeling met Exact Online genoeg is. Zeker als je twee administraties hebt of met serienummers werkt.
Een Picqer Exact Online koppeling lost dit op. Hieronder lees je welke keuzes we per datastroom maken en wanneer standaard volstaat.
Keuzes per datastroom
Picqer is het magazijn, Exact Online is de administratie. Dat bepaalt de richting van elke stroom.
Picqer maakt picklijsten, verdeelt werk over magazijnmedewerkers, print verzendlabels en registreert ontvangsten. Al die handelingen leveren een financiële gebeurtenis op die Exact Online moet weten: een levering verlaagt de voorraadwaarde, een ontvangst verhoogt hem. De koppeling vertaalt magazijnhandelingen naar boekingen.
Andersom is Exact Online de bron van artikelen en orders. Webshoporders komen vaak rechtstreeks in Picqer binnen. Dan loopt de stroom andersom: Picqer stuurt de order naar Exact Online, zodat de factuur en de omzet daar landen. Welke variant je kiest, hangt af van waar je orders ontstaan.
Standaard, iPaaS of maatwerk
Onze standaardvariant van de Picqer Exact Online koppeling draait in productie. Voor een administratie, een magazijn en voorraad die in Picqer wordt geteld, is dat de route die we adviseren. Hij staat binnen een week. Wij doen de artikelmapping, de verzendwijzen en de test met echte orders.
Een iPaaS is hier zelden nodig. Picqer is zelf al de hub voor je webshops en vervoerders. Alleen als je veel kanalen hebt die niet via Picqer lopen, kan een extra laag zinvol zijn.
Maatwerk wordt het bij vier situaties die we vaak zien. Meerdere Exact-administraties met een gezamenlijk magazijn. Serienummers die bij picken en verzenden geregistreerd moeten worden en in Exact Online terug moeten komen. Assemblage of stuklijsten, waarbij Picqer losse onderdelen kent en Exact Online het samengestelde artikel. En kostprijzen die uit Exact Online moeten komen, zodat de marge in rapportages klopt.
Wat we vaak tegenkomen
Artikelcodes die niet matchen. Picqer werkt met productcode en barcode, Exact Online met artikelcode. Als die ooit los van elkaar zijn ingevoerd, zie je afwijkingen. Wij maken eerst een mapping en een lijst met uitzonderingen voordat er iets synchroniseert.
Deelleveringen. Een order wordt in twee picklijsten verzonden. Exact Online moet dan twee leveringen op dezelfde verkooporder krijgen, niet een levering en een fout. De standaardvariant doet dit goed, backorders met eigen regels vragen maatwerk.
API-limieten van Exact Online. 60 calls per minuut en 5.000 per dag per app per administratie. Een magazijn met honderden orders per dag haalt dat zonder planning. Wij gebruiken de bulk- en sync-endpoints (tot 1.000 records per call) en webhooks in plaats van polling.
Voorraad in twee waarheden. Als iemand in Exact Online een voorraadcorrectie boekt terwijl Picqer leidend is, lopen de getallen uit elkaar. We leggen vast wie waar mag muteren en bewaken dat met een dagelijkse vergelijking.
Retouren. Een retour in Picqer moet in Exact Online een creditnota of een retourlevering worden. Welke van de twee, hangt af van je proces. Dat spreken we vooraf af.
Al iets draaien dat hapert?
Een Picqer-koppeling die leveringen overslaat of voorraad verkeerd afboekt, fixen we ook zonder groot project. Dat valt onder Helpen en fixen: op strippenkaart of als losse opdracht, reactie binnen een werkdag.
