Herken je dit?
Elke maand exporteert iemand grootboek en verkoopcijfers uit Exact Online naar Excel. Daar worden ze samengevoegd, gefilterd en in grafieken gezet. Tegen de tijd dat het rapport klaar is, is het al oud.
Je hebt een Power BI-connector geprobeerd. De eerste refresh ging goed, de tweede liep vast op de API-limiet, en sindsdien ververst het dashboard een keer per nacht of helemaal niet.
Je hebt drie administraties en wilt een geconsolideerd overzicht van omzet, marge en openstaande posten. In Exact Online kijk je per administratie.
Een Exact Online Power BI koppeling lost dit op. De vraag is of je via de API gaat of via een SQL-replica.
Keuzes per datastroom
Deze koppeling loopt een kant op: van Exact Online naar Power BI. Wat je ophaalt, hangt af van wat je wilt zien.
Typische dashboards: omzet en marge per klantgroep en artikelgroep, cashflow met debiteuren- en crediteurenouderdom, voorraadwaarde en langzaamlopers, en resultaat per kostenplaats tegenover budget. Met de replica kun je ook historie bewaren die Exact Online zelf niet meer toont, zoals voorraadstanden per dag.
Er zijn twee routes om de data bij Power BI te krijgen. De API-route haalt data op tijdens de refresh van Power BI. De replica-route zet Exact Online continu in een eigen database en Power BI leest daaruit. Welke je kiest, bepaalt snelheid, betrouwbaarheid en wat je kunt combineren.
Standaard, iPaaS of maatwerk
Een standaardconnector voor Power BI volstaat bij een administratie, een handvol rapporten en verversen een keer per dag. Hij staat binnen een week, tegen de licentie van de connector. Wij helpen met de datamodellering en de eerste dashboards.
Een iPaaS of datawarehouse-traject past bij bedrijven die Exact Online willen combineren met vijf andere bronnen in een centraal datamodel, met een eigen BI-team. Voor het MKB is dat meestal te zwaar.
Een SQL-replica is ons advies zodra de API-route knelt. Met Exact Online Data Replicatie krijg je een continu gesynchroniseerde kopie in SQL Server, PostgreSQL of MySQL, met alle administraties in een database. Geen API-limieten, refresh elk uur of vaker, volledige historie, en je kunt er ook Tableau, Qlik of je eigen rapportages op aansluiten. Dashboards bouwen we daarbovenop of je doet dat zelf.
Wat we vaak tegenkomen
Refresh faalt op de API-limiet. Power BI haalt bij elke refresh alles opnieuw op. Bij 5.000 calls per dag per app per administratie is een grote administratie al na een refresh door zijn limiet. Een replica haalt alleen wijzigingen op via de sync-endpoints (tot 1.000 records per call) en Power BI leest uit de database.
Refresh token verlopen. Een refresh token van Exact Online vervalt na 30 dagen zonder gebruik. Een dashboard dat een maand niet ververst is, moet opnieuw geautoriseerd worden. De replica houdt tokens actief en meldt problemen voordat het dashboard leeg is.
Verkeerde periode of boekjaar. Exact Online werkt met boekjaren en perioden die niet altijd gelijk zijn aan kalendermaanden. Een dashboard dat op factuurdatum filtert in plaats van op boekperiode, sluit niet aan op de jaarrekening. We modelleren beide.
Meerdere administraties met verschillende grootboekschema's. Consolideren lukt alleen als elke administratie dezelfde rekeningstructuur volgt, of als je een mapping maakt. Dat laatste doen we in de database, zodat Power BI een schoon model ziet.
Onderhoudsvenster. Exact Online heeft elke nacht een onderhoudsvenster van 04:00 tot 04:30. Een refresh die precies dan draait, faalt. De replica plant daaromheen.
Al iets draaien dat hapert?
Een Power BI-dashboard dat niet meer ververst of verkeerde totalen toont, fixen we ook zonder groot project. Dat valt onder Helpen en fixen: op strippenkaart of als losse opdracht, reactie binnen een werkdag.
