Herken je dit?
Je salesteam werkt in Salesforce met eigen objecten, record types en een goedgekeurd offerteproces. Finance werkt in Exact Online. Daartussen zit een mailtje met "deze is binnen, wil je factureren".
Accounts in Salesforce hebben een ander adres dan de debiteur in Exact Online. Bij de jaarlijkse opschoning blijkt een derde van de klanten dubbel te staan.
De accountmanager ziet in Salesforce niet dat een klant drie vervallen facturen heeft. Het kredietgesprek komt pas als de order al geleverd is.
Een Salesforce Exact Online koppeling haalt het mailtje ertussenuit. Omdat Salesforce bijna nooit standaard is ingericht, bouwen we de koppeling op maat.
Keuzes per datastroom
Salesforce is leidend voor commercie, Exact Online voor financiën. De koppeling bewaakt die scheiding per veld.
Het startpunt is een trigger in Salesforce. Dat kan een Platform Event, een outbound message uit een flow, of een statuswijziging die wij via de REST API ophalen. Vanaf dat moment maakt de koppeling in Exact Online een relatie (als die nog niet bestaat), een verkooporder of factuur, en schrijft het Exact-nummer terug op de opportunity.
Terug naar Salesforce gaan de financiële feiten die sales nodig heeft: is de factuur verstuurd, betaald of vervallen, en hoeveel staat er open. Die velden zet je in een lightning component op het account, zodat de accountmanager het ziet voordat hij belt.
Standaard, iPaaS of maatwerk
Een standaardkoppeling tussen Salesforce en Exact Online is er niet. Elke Salesforce-omgeving is anders ingericht, en daar past geen vaste mapping op.
Een iPaaS zoals Alumio of MuleSoft past bij een enterprise-landschap met Sales Cloud, Service Cloud, een ERP en meerdere datasystemen. Voor een enkele koppeling met Exact Online is het een dure laag.
Maatwerk is bij Salesforce de route. De reden is simpel: vrijwel elke Salesforce-omgeving heeft eigen objecten (bijvoorbeeld Projecten, Contracten of Installaties), eigen record types en een eigen goedkeuringsflow. Een vaste veldmapping past daar niet op. Wij bouwen de koppeling op jouw datamodel, met de Salesforce REST API of Bulk API aan de ene kant en de Exact Online REST API aan de andere kant. Na oplevering en betaling is de code van jou.
Wat we vaak tegenkomen
API-toegang en editie. Salesforce geeft API-toegang in Enterprise en hoger; in Professional is het een betaalde optie. Salesforce hanteert daarnaast een limiet op API-calls per 24 uur die afhangt van editie en aantal licenties. We controleren beide voordat we bouwen.
Exact Online API-limieten. 60 calls per minuut, 5.000 per dag, per app per administratie. Bij veel accounts en prijsmutaties gebruiken we de sync-endpoints van Exact Online en de Bulk API van Salesforce, zodat we per call tot 1.000 records verwerken.
Account versus debiteur. Een account in Salesforce kan een holding zijn met drie factuurentiteiten. We matchen op KvK-nummer of btw-nummer en leggen vast welk account welke debiteur wordt. Twijfelgevallen gaan naar een controlelijst in plaats van automatisch door.
Btw en grootboek. Opportunity products hebben geen btw-code. De koppeling bepaalt btw-code, grootboekrekening en kostenplaats uit product, land van levering en klanttype.
Termijnfacturen en projecten. Een grote opportunity in vier termijnen moet in Exact Online vier facturen of een verkooporder met termijnschema worden. Dat vraagt eigen logica, niet een vaste mapping.
Al iets draaien dat hapert?
Een bestaande Salesforce-koppeling die stopt na een Salesforce-release of een verlopen token, fixen we ook zonder groot project. Dat valt onder Helpen en fixen: op strippenkaart of als losse opdracht, reactie binnen een werkdag.
