Herken je dit?
Je maakt verkooporders in Exact Online en print daarna de verzendlabels apart. Adressen worden overgetypt in het portaal van de vervoerder of in Sendcloud. Een typefout in een postcode kost een retourzending.
De track and trace code staat wel in Sendcloud, maar niet in Exact Online. Als een klant belt, zoekt iemand in twee systemen.
Je verzendt met meerdere vervoerders, afhankelijk van land en gewicht. Die keuze maakt een medewerker uit het hoofd, en dus niet altijd hetzelfde.
Een Sendcloud Exact Online koppeling lost dit op. Hieronder zie je welke data heen en weer gaat en wanneer de standaardkoppeling genoeg is.
Keuzes per datastroom
Exact Online is de bron van orders en leveringen. Sendcloud regelt labels, vervoerders en tracking. De koppeling verbindt die twee zonder dat iemand adressen overtypt.
Sendcloud bepaalt op basis van verzendregels welke vervoerder en welk product bij een zending hoort: PostNL brievenbuspakket voor klein en licht, DHL voor Duitsland, DPD voor pallets. Daarvoor heeft Sendcloud gewicht, afmetingen en land nodig. Die komen uit de artikelen en het afleveradres in Exact Online.
De koppeling kan op twee momenten een zending aanmaken. Bij de verkooporder, zodat het magazijn in Sendcloud ziet wat er klaargemaakt moet worden. Of bij de levering in Exact Online, zodat alleen bevestigde verzendingen een label krijgen. De tweede variant past beter bij backorders en deelleveringen.
Standaard, iPaaS of maatwerk
De standaardkoppeling van Sendcloud met Exact Online volstaat als je een administratie hebt, vanaf een adres verzendt en per order een zending maakt. Hij staat binnen een week. Wij helpen met de verzendregels, de veldmapping voor gewicht en de test met echte orders.
Een iPaaS is hier zelden nodig. Sendcloud is zelf al een hub voor vervoerders. Alleen als Sendcloud een van tien systemen is in een groter landschap, kan een extra laag zinvol zijn.
Maatwerk kies je bij deelleveringen, bij verzendregels die afhangen van orderwaarde of klanttype in Exact Online, bij meerdere administraties die vanuit een magazijn verzenden, of als je de verzendkosten per zending automatisch wilt boeken. Ook als je een WMS gebruikt dat zelf geen Sendcloud-koppeling heeft, bouwen we de brug.
Gebruik je Picqer? Dan koppel je Sendcloud aan Picqer en loopt de levering naar Exact Online via de Picqer-koppeling. Een rechtstreekse Sendcloud-koppeling met Exact Online is dan overbodig.
Wat we vaak tegenkomen
Adressen die Sendcloud afkeurt. Huisnummer en toevoeging in een veld, een postcode zonder spatie, een land als tekst in plaats van een landcode. Sendcloud en de vervoerder willen gestructureerde velden. De koppeling splitst en valideert adressen voordat de zending wordt aangemaakt, en zet orders met een twijfelachtig adres apart.
Gewicht ontbreekt. Zonder gewicht kan Sendcloud geen vervoerder kiezen. Vaak staat het gewicht niet of niet overal op het artikel in Exact Online. We beginnen met een controle op de artikelstam en een standaardgewicht voor uitzonderingen.
Dubbele zendingen. Een order die opnieuw gesynchroniseerd wordt, levert een tweede label op. De koppeling houdt per order en levering bij welke zending al bestaat, met een referentie in beide systemen.
Webhooks die niet aankomen. Sendcloud meldt statuswijzigingen via webhooks. Als je server even niet bereikbaar is, mis je die melding. Wij combineren webhooks met een dagelijkse controle op zendingen zonder eindstatus.
Verzendkosten en btw. Verzendkosten die je doorberekent, staan als orderregel in Exact Online. Verzendkosten die Sendcloud factureert, zijn kosten. Die twee moeten op verschillende rekeningen landen. We spreken vooraf af hoe.
Al iets draaien dat hapert?
Een Sendcloud-koppeling die labels dubbel aanmaakt of adressen afkeurt, fixen we ook zonder groot project. Dat valt onder Helpen en fixen: op strippenkaart of als losse opdracht, reactie binnen een werkdag.
