Herken je dit?
Shopify groeit harder dan je administratie bijhoudt. Orders worden per week in een batch in Exact Online gezet, en de btw-aangifte is elk kwartaal een puzzel.
De uitbetaling van Shopify Payments komt als een bedrag op de bank. Welke orders daarin zitten en wat de transactiekosten waren, zoekt de boekhouder uit in een export.
Je verkoopt in meerdere landen via Shopify Markets. Per land een ander btw-tarief, maar in Exact Online krijgt alles dezelfde code.
Een Shopify Exact Online koppeling maakt hier een dagelijks proces van dat niemand meer ziet. Shopify heeft een volwassen API met webhooks, dus de techniek is geen beperking. De keuzes zijn dat wel.
Keuzes per datastroom
Shopify is de bron van orders, klanten en uitbetalingen. Exact Online is de bron van artikelen, voorraad en prijzen. Of, als je een WMS hebt, is het WMS de bron van voorraad.
Het verschil met veel andere webshopkoppelingen zit in de uitbetalingen. Shopify Payments betaalt per batch uit, minus kosten. Als de koppeling alleen orders boekt, blijft je boekhouder elke week afletteren. Wij nemen de uitbetalingen mee, inclusief de kosten op een eigen grootboekrekening.
Standaard, iPaaS of maatwerk
In de Shopify App Store en de Exact App Store staan standaardapps voor deze koppeling. Voor een B2C-store, een administratie en voorraad in Exact Online is dat een goede start. Wij richten de app in: mapping van btw-codes, grootboekrekeningen, verzendkosten en verzameldebiteur. Controleer wel of de app uitbetalingen meeneemt. Veel apps doen dat niet.
Een iPaaS is bij een of twee stores zelden nodig.
Maatwerk kies je bij meerdere Shopify-stores (bijvoorbeeld per land of merk) op een of meer administraties, bij Shopify B2B met klantspecifieke prijslijsten en betaaltermijnen, of bij een WMS als Picqer dat de voorraad en fulfilment doet. In die gevallen moet de koppeling kiezen: welke store, welke administratie, welke debiteur, welke prijslijst. Dat is logica die een vaste mapping niet aankan. Na oplevering en betaling is de code van de maatwerkkoppeling van jou.
Wat we vaak tegenkomen
Varianten en SKU's. Shopify werkt met producten en varianten, Exact Online met artikelcodes. Als de SKU in Shopify niet is ingevuld of niet uniek is, matcht niets. We controleren de SKU's vooraf en melden de gaten.
Btw per markt. Shopify Markets rekent btw per land. De koppeling bepaalt per order de btw-code in Exact Online op basis van land van levering en OSS-registratie. Standaardinstellingen zetten alles op 21 procent.
Kortingen en verzendkosten. Een kortingscode op orderniveau moet over de regels worden verdeeld of als aparte regel worden geboekt. Verzendkosten hebben een eigen artikel en btw-code. Afspraken vooraf voorkomen verschillen in de omzetrapportage.
API-limieten. Exact Online staat 60 calls per minuut en 5.000 per dag toe, per app per administratie. Shopify hanteert een eigen limiet per seconde. Een voorraadsync van duizenden varianten vraagt om delta-synchronisatie en bulk-endpoints, niet om alles elk kwartier opnieuw sturen.
Testorders en POS. Testorders, orders via Shopify POS en orders uit een draft moeten wel of niet naar de administratie. We filteren op kanaal en tag, zodat alleen echte verkopen worden geboekt.
Al iets draaien dat hapert?
Een Shopify-app die orders dubbel boekt of de btw verkeerd zet, fixen we ook zonder groot project. Dat valt onder Helpen en fixen: op strippenkaart of als losse opdracht, reactie binnen een werkdag.
