Herken je dit?
Je verkoopt en plant installaties in Sollit. Daar staan de klant, het legplan, de offerte en de planning. De factuur maakt de administratie daarna met de hand in Exact Online, met de offerte ernaast.
Aanbetalingen, termijnfacturen en de eindfactuur per project zijn een lijstje in Excel. Niemand weet zeker of elke mijlpaal gefactureerd is.
Je wilt per project zien wat het heeft opgeleverd. Maar materiaal, montage en onderaannemers worden in Exact Online op een algemene kostenrekening geboekt, zonder kostendrager.
Onze Sollit Exact Online koppeling lost dit op: van aanvraag tot factuur zonder herinvoer, en met projectresultaat in Exact Online.
Keuzes per datastroom
Sollit is leidend voor klant, offerte en project. Exact Online is leidend voor artikelen, facturatie, kosten en betalingen.
Een getekende offerte in Sollit bevat panelen, omvormer, montagemateriaal en arbeid. De koppeling vertaalt dat naar orderregels in Exact Online met de juiste artikelcodes en het juiste btw-tarief. Voor particulieren geldt bij zonnepanelen op woningen het nultarief, voor zakelijke klanten het normale tarief. Die regel zit in de koppeling.
Factuurmijlpalen zijn de kern. Per project leg je vast welk percentage je wanneer factureert. De koppeling maakt elke deelfactuur op het juiste moment aan vanuit de verkooporder, inclusief betaallink, zodat de eindfactuur automatisch het restant is.
Kosten gaan naar de kostendrager. Inkoop van panelen bij de groothandel en facturen van onderaannemers worden in Exact Online aan het project gekoppeld, zodat je per installatie de marge ziet.
Standaard, iPaaS of maatwerk
Onze standaardinrichting van de Sollit Exact Online koppeling dekt alle stromen hierboven voor een administratie. Je kiest je mijlpaalpercentages, btw-regels en kostenplaatsen, wij richten de koppeling in en testen met echte offertes.
Een iPaaS komen we in deze sector niet tegen. Het aantal systemen is overzichtelijk en de logica zit in het proces, niet in de routering.
Maatwerk op de koppeling kies je bij meerdere bedrijven, bijvoorbeeld een groothandel en een installatiebedrijf, met elk een eigen administratie. De koppeling bepaalt dan per project waar wat landt en boekt intercompany-leveringen aan beide kanten. Ook eigen btw-logica, afwijkende mijlpaalregels of een extra systeem naast Sollit en Exact Online zijn maatwerk.
Wat we vaak tegenkomen
Btw-tarief per klanttype. Zonnepanelen op woningen vallen onder het nultarief, dezelfde panelen voor een bedrijfspand niet. Een koppeling die het tarief uit het artikel haalt in plaats van uit de combinatie artikel en klanttype, maakt fouten in de aangifte. We leggen de regels vast en testen ze met echte offertes.
Mijlpalen die twee keer factureren. Als een project in Sollit opnieuw naar een fase gaat, mag de koppeling de bijbehorende factuur niet nog een keer maken. We registreren per mijlpaal welke factuur er al is.
Particulieren als debiteur. Honderden particuliere klanten per jaar betekenen honderden debiteuren in Exact Online. Dat kan, maar je kunt ook kiezen voor een verzameldebiteur per kanaal met de klantgegevens op de factuur. Dat spreken we vooraf af.
Meerdere administraties en interne leveringen. Een groothandel die aan het eigen installatiebedrijf levert, maakt een verkoop in de ene en een inkoop in de andere administratie. De koppeling boekt beide kanten, zodat de intercompany-stroom klopt.
Wijzigingen na tekenen. Meerwerk of een omvormer die niet leverbaar is, wijzigt de order. De koppeling verwerkt een gewijzigde offerte als orderwijziging in Exact Online, niet als nieuwe order.
Al iets draaien dat hapert?
Een bestaande 2Solar- of Sollit-koppeling die klanten dubbel aanmaakt of facturen overslaat, fixen we ook zonder groot project. Dat valt onder Helpen en fixen: op strippenkaart of als losse opdracht, reactie binnen een werkdag.
