Herken je dit?
Elke ochtend exporteert iemand de WooCommerce-orders van gisteren en voert ze in Exact Online in. Op een drukke dag na een nieuwsbrief loopt dat uit tot in de middag.
De webshop verkoopt artikelen die niet meer op voorraad zijn, omdat de voorraad in WooCommerce handmatig wordt bijgewerkt. Klanten krijgen een mail dat het toch langer duurt.
Je B2B-klanten loggen in op de shop en zien de consumentenprijs, terwijl hun afspraken in Exact Online staan. Ze bellen dus toch maar.
Een WooCommerce Exact Online koppeling haalt dit weg. WooCommerce draait op WordPress met een eigen REST API en webhooks, wat een directe koppeling goed mogelijk maakt.
Keuzes per datastroom
WooCommerce is de bron van orders en klanten. Exact Online is de bron van artikelen, voorraad en prijzen.
Een order uit WooCommerce bevat meer dan regels. Verzendkosten, kortingscodes, betaalmethode en btw per regel moeten allemaal op de juiste plek in Exact Online landen. De betaalmethode bepaalt vaak de grootboekrekening waarop je de betaling verwacht: iDEAL via de betaalprovider, factuur achteraf bij B2B.
Standaard, iPaaS of maatwerk
Er zijn meerdere plugins en apps die WooCommerce aan Exact Online koppelen. Voor een B2C-shop met vaste prijzen, een administratie en voorraad die in Exact Online wordt bijgehouden, is dat een prima start. Wij richten de plugin in, zetten de btw- en grootboekmapping goed en testen met echte orders. Houd er rekening mee dat een plugin meebeweegt met WordPress- en WooCommerce-updates. Na een grote update kan hij stilvallen.
Een iPaaS is bij een enkele webshop zelden nodig.
Maatwerk kies je bij B2B. Dan wil je klantspecifieke prijzen uit Exact Online in de shop, kredietlimieten controleren voor je een order aanneemt en per bedrijf een debiteur aanmaken. Ook bij meerdere WooCommerce-shops op een administratie, meerdere administraties onder een shop, of een WMS als Picqer ertussen, bouwen we een eigen koppeling. Die draait buiten WordPress, zodat een update van de shop de koppeling niet raakt. Overweeg bij puur B2B ook ons B2B Bestelportaal voor Exact Online als alternatief voor een webshop.
Wat we vaak tegenkomen
Btw bij verkoop naar het buitenland. WooCommerce rekent btw per land, Exact Online wil daar de juiste btw-code bij. Voor EU-verkoop boven de drempel (OSS) moet de koppeling per land de juiste code kiezen. Dat gaat mis als je het aan de standaardinstelling overlaat.
Verzameldebiteur of eigen debiteur. Duizenden consumenten als aparte debiteur maakt je relatiebestand onwerkbaar. We boeken B2C op een verzameldebiteur per betaalmethode en B2B op een eigen debiteur. Je kiest de regel, de koppeling voert hem uit.
Betalingen van de betaalprovider. De order is betaald, maar het geld komt per batch binnen via Mollie of een andere provider. We zorgen dat de factuur in Exact Online automatisch wordt afgeletterd tegen de uitbetaling, of in elk geval op de juiste tussenrekening landt.
API-limieten van Exact Online. 60 calls per minuut en 5.000 per dag per app per administratie. Een voorraadsync van 5.000 artikelen elk kwartier is zo je daglimiet kwijt. We gebruiken de sync-endpoints (tot 1.000 records per call) en synchroniseren alleen wat gewijzigd is.
Webhooks die niet aankomen. WooCommerce-webhooks vallen weg bij een trage server of een plugin-conflict. Onze koppelingen controleren daarom periodiek op gemiste orders in plaats van blind op de webhook te vertrouwen.
Al iets draaien dat hapert?
Een plugin die na een WordPress-update geen orders meer doorzet, fixen we ook zonder groot project. Dat valt onder Helpen en fixen: op strippenkaart of als losse opdracht, reactie binnen een werkdag.
