Herken je dit?
Je autobedrijf draait op WACS. Verkoop, inkoop, werkplaats en onderdelen staan daar. De administratie in Exact Online krijgt alles via een export, een keer per week, en de boekhouder controleert regel voor regel.
Per voertuig wil je weten wat het heeft opgeleverd: inkoop, kosten voor klaarmaken, werkplaatsuren, verkoop. In WACS zie je dat, in Exact Online zie je alleen totalen.
Je hebt meerdere vestigingen. Elke vestiging heeft een eigen kas, eigen pinterminal en eigen werkplaats. Het consolideren kost elke maand dagen.
Een WACS Exact Online koppeling lost dit op. Hieronder zie je welke stromen we boeken en hoe het voertuig als kostendrager mee gaat.
Keuzes per datastroom
WACS is leidend voor voertuigen, klanten, werkplaats en onderdelen. Exact Online is leidend voor grootboek, btw, betalingen en openstaande posten.
Elk voertuig krijgt in Exact Online een kostendrager, meestal het chassisnummer of het WACS-voertuignummer. Inkoop, klaarmaakkosten, werkplaatsuren voor eigen voertuigen en de uiteindelijke verkoop landen daarop. Zo zie je in Exact Online het resultaat per voertuig zonder in WACS te hoeven kijken.
Werkplaatsfacturen splitsen we per omzetsoort: arbeid, onderdelen, werk van derden en garantie. Elke soort heeft een eigen grootboekrekening en soms een eigen btw-behandeling. Garantiewerk wordt een factuur aan de importeur, geen omzet op de klant.
Vestigingen worden kostenplaatsen. Kas en pin boeken we per vestiging per dag, zodat de kasverschillen per locatie zichtbaar zijn en de bank per terminal afgeletterd kan worden.
Standaard, iPaaS of maatwerk
Een standaardkoppeling tussen WACS en Exact Online bestaat niet. WACS heeft een exportmodule voor journaalposten, maar die levert totalen zonder relaties en zonder voertuig als kostendrager, en vraagt handmatige verwerking.
Een iPaaS past alleen bij een groep met veel systemen en een eigen IT-team. Kennis van WACS en Exact Online blijft dan alsnog nodig voor de mapping.
Maatwerk door ApiMasters is de route. De koppeling leest uit de WACS-database (on-premise) of de WACSonline API, boekt via de Exact Online API en houdt per factuur en betaling bij wat verwerkt is. We bouwen er meestal rapportage bij: alle transacties ook naar een database of BigQuery, zodat je dashboards over verkoop, voorraad en werkplaats krijgt. Na oplevering en betaling is de code van jou.
Ga je van WACS naar WACSonline? De publieke API verschilt van de database. We hebben die migratie geanalyseerd en bouwen de koppeling zo dat de Exact-kant gelijk blijft.
Wat we vaak tegenkomen
Btw en marge door elkaar. Een gebruikte auto onder de margeregeling heeft andere btw-codes en grootboekrekeningen dan een btw-auto. Een inruil is een inkoop. Als de koppeling dat niet per voertuig bepaalt, klopt de btw-aangifte niet. We leggen de regels per voertuigsoort vast en testen ze met echte dossiers.
Deelbetalingen en aanbetalingen. Een klant betaalt een aanbetaling bij bestelling, de rest bij aflevering, soms met een inruil als deel van de betaling. De koppeling boekt aanbetalingen op een tussenrekening en lettert ze af bij de eindfactuur.
Relaties die in WACS dubbel staan. Een klant die drie keer is aangemaakt in WACS, mag in Exact Online een debiteur worden. We matchen op KvK-nummer, e-mailadres en adres en houden een lijst met twijfelgevallen.
Correcties achteraf. Een factuur die in WACS wordt gecrediteerd en opnieuw gemaakt, moet in Exact Online een creditnota en een nieuwe factuur opleveren, niet een gewijzigde factuur. De koppeling volgt de boekhoudregels, ook als WACS dat zelf niet doet.
API-limieten van Exact Online. 60 calls per minuut en 5.000 per dag per app per administratie. Een bedrijf met duizenden transacties per maand over meerdere vestigingen past daar alleen in met bulk-endpoints en een wachtrij. Dat is hoe we bouwen.
Al iets draaien dat hapert?
Een WACS-export die niet meer aansluit of een koppeling die na een WACS-update is gestopt, fixen we ook zonder groot project. Dat valt onder Helpen en fixen: op strippenkaart of als losse opdracht, reactie binnen een werkdag.
