De situatie
Een groothandel in hijsmiddelen en betonproducten levert aan bouw en industrie. Hijsmiddelen moeten gekeurd worden en bij een gekeurd product hoort een keuringsrapport. Klanten bewaren die rapporten voor hun eigen inspecties.
De rapporten werden met de hand in Excel gemaakt.
Het tweede proces: debiteurenbeheer. Openstaande posten werden met de hand uit Exact Online gehaald en beoordeeld, en herinneringen gingen met de hand de deur uit.
De aanpak
Beide processen hebben Exact Online als bron. Daar staan de verkooporders, de artikelen en de openstaande posten. We hebben middleware gebouwd die op Exact Online aansluit en beide processen afhandelt.
Keuringsrapporten:
- De middleware herkent in Exact Online welke orders producten bevatten waar een keuringsrapport bij hoort.
- De keuringsgegevens komen uit een eigen keuringsapp. Het keuringsrapport wordt automatisch gegenereerd en gaat per mail naar de klant.
Debiteurenbeheer:
- De middleware leest de openstaande posten per debiteur uit Exact Online.
- Herinneringen gaan automatisch, volgens afgesproken regels per debiteur.
- Betalingen die binnenkomen, stoppen de reeks vanzelf, omdat de middleware steeds opnieuw naar Exact Online kijkt.
Het resultaat
| Proces | Voor | Na |
|---|---|---|
| Keuringsrapporten | Handmatig in Excel | Automatisch, met gegevens uit de keuringsapp, per mail naar de klant |
| Debiteurenbeheer | Handmatig, uit Exact Online overgenomen | Automatisch, volgens regels per debiteur |
| Administratie voor deze processen | Elke week handwerk | 0 uur per week |
Herinneringen gaan altijd op tijd en keuringsrapporten horen altijd bij de juiste order.
Wat we geleerd hebben
Exact Online bevat vaak meer dan je denkt. De data voor beide processen was al beschikbaar. Je hoeft geen nieuw systeem te kopen om een proces te automatiseren dat op die data draait.
Automatisch debiteurenbeheer vraagt om duidelijke regels per debiteur en om een manier om in te grijpen. Zonder die afspraken gaat er een herinnering naar een klant met wie net iets is afgesproken. Dat kost meer dan het oplevert.
Begin met het proces dat het meest irriteert. Als dat loopt, is er vertrouwen om het volgende proces over te dragen aan de middleware.
Systemen
- Exact Online: verkooporders, artikelen, facturen, openstaande posten.
- Keuringsapp: bron van de keuringsgegevens.
- Eigen middleware: rapporten genereren, herinneringen versturen met logging, in eigen huis gebouwd.
Lees meer over automatiseren met AI en middleware of over Exact Online koppelen en uitbreiden.
