De situatie
Een handelaar in bedrijfswagens met meerdere vestigingen draait op WACS, een dealer management systeem. De financiële administratie staat in Exact Online. Die twee praatten niet met elkaar.
Elke transactie in WACS leverde een boeking op die iemand overnam in Exact Online. Bij meerdere vestigingen tikt dat op: ruim 3.000 financiële transacties per maand, allemaal handwerk.
Door die handmatige invoer liep de rapportage weken achter.
Aan de verkoopkant ontbrak een CRM waarin leads, offertes en deals op een plek stonden. Verkoop hield leads en offertes niet centraal bij. Elke verkoper deed dat op zijn eigen manier.
De aanpak
We hebben het project in delen opgeknipt, zodat elk deel op zichzelf waarde opleverde.
Middleware tussen WACS, Exact Online en BigQuery. We bouwden eigen middleware die de financiële transacties uit WACS ophaalt, vertaalt naar de inrichting van Exact Online en daar boekt. Met de financieel verantwoordelijke hebben we per transactietype vastgelegd hoe de boeking in Exact Online moet landen. Dezelfde middleware zet de gegevens door naar BigQuery, zodat er een datawarehouse is voor rapportage.
HubSpot CRM-implementatie. We richtten HubSpot CRM in met zes objecten, afgestemd op het verkoopproces van een bedrijfswagenhandelaar: contacten, bedrijven, deals, voertuigen, werkorders en facturen.
Lead management systeem op maat. Daarbovenop bouwden we een lead management systeem voor de onderdelen die HubSpot niet standaard doet: offertes met versies, deals, inruil en koopovereenkomsten. Verkopers werken in HubSpot, het maatwerk vult de gaten.
Alle transacties lopen door een wachtrij met logging. Een boeking die niet lukt, blijft staan met de reden erbij en wordt na correctie van de bron opnieuw verwerkt. Niemand typt meer een boeking over.
Het resultaat
| Voor | Na |
|---|---|
| 3.000+ boekingen per maand met de hand | 3.000+ boekingen per maand automatisch |
| Rapportage uit losse systemen | Een datawarehouse in BigQuery voor rapportage |
| Offertes en deals buiten het CRM | Offertes met versies, deals, inruil en koopovereenkomsten in een systeem |
Nul handmatige invoer van financiële transacties. De financiële afdeling houdt tijd over voor controle in plaats van overtypen. Verkopers zien in een scherm welke leads, offertes en inruil bij een klant horen.
Wat we geleerd hebben
De vertaaltabel is het echte werk. De koppeling zelf is techniek. De regels over hoe een transactie uit WACS in Exact Online landt, dat kostte de meeste gesprekken. Leg die regels vast voordat je bouwt en laat de financieel verantwoordelijke ze goedkeuren.
Knip grote projecten in delen die los waarde opleveren. Zo bouw je vertrouwen voor het volgende deel.
HubSpot doet veel, maar niet alles. Offertes met versies en inruil als onderdeel van een deal zijn in HubSpot omslachtig. Een klein stuk maatwerk naast HubSpot is dan goedkoper dan HubSpot verbouwen.
Systemen
- WACS (dealer management systeem): bron van de transacties.
- Exact Online: financiële administratie.
- BigQuery: datawarehouse voor rapportage, gevuld door de middleware.
- HubSpot CRM: zes objecten voor het verkoopproces (contacten, bedrijven, deals, voertuigen, werkorders, facturen).
- Eigen middleware en lead management systeem: in eigen huis gebouwd.
Lees meer over de koppeling WACS en Exact Online of over HubSpot implementeren.
