De situatie
Twee bedrijven in zonne-energie: een groothandel in zonnepanelen en een installateur. Beide werken in Sollit, het platform dat vroeger 2Solar heette, voor aanvragen, offertes en projecten. De boekhouding staat in drie Exact Online-administraties: twee bij het ene bedrijf, een bij het andere.
Er was al een koppeling. Die synchroniseerde alleen klanten van Sollit naar Exact Online. De rest ging met de hand: projecten aanmaken, verkooporders overnemen, inkoop- en installatiekosten aan het juiste project hangen en op de juiste momenten factureren.
Het tweede probleem: kostenplaatsen. In Sollit zijn de kosten per project bekend. In Exact Online moesten die op kostendragers terechtkomen om de marge per project te zien. Dat gebeurde niet automatisch.
De aanpak
We hebben eerst het proces getekend, van aanvraag tot eindfactuur, en per stap vastgelegd welke data in Sollit ontstaat en wat daarvan in Exact Online moet landen. Per datastroom: de bron, het doel, de administratie, de trigger en de uitzonderingen.
De koppeling is maatwerk tussen Sollit en Exact Online. Belangrijkste onderdelen:
- Klanten: van Sollit naar de juiste administratie.
- Projecten: elk Sollit-project wordt een project in Exact Online.
- Verkooporders: zodra een offerte in Sollit definitief is, ontstaat de verkooporder in Exact Online.
- Inkoop- en installatiekosten: kosten uit Sollit gaan naar het project in Exact Online.
- Factuurmijlpalen: bij elke mijlpaal in Sollit maakt de koppeling de factuur in Exact Online aan.
- Kostenplaatsen naar kostendragers: de vertaling van de indeling in Sollit naar de indeling in Exact Online is vastgelegd, zodat de marge per project in Exact Online zichtbaar is.
Elke stroom logt wat er verwerkt is. Mislukt er iets, dan krijgt de administratie een melding met de reden en blijft de transactie in de wachtrij tot het is opgelost.
De drie administraties hebben we een voor een aangesloten.
Het resultaat
| Processtap | Voor | Na |
|---|---|---|
| Klanten | Automatisch | Automatisch |
| Projecten en verkooporders | Handmatig | Automatisch |
| Inkoop- en installatiekosten op project | Handmatig | Automatisch, op kostendrager |
| Facturen bij mijlpalen | Handmatig | Automatisch |
| Marge per project | Achteraf uitgezocht | Zichtbaar in Exact Online |
Drie administraties, een koppeling, geen handmatige stappen tussen aanvraag en factuur. De administratie controleert nu in plaats van overtypen.
Wat we geleerd hebben
Een koppeling die alleen klanten synchroniseert, lost het echte probleem niet op. Het werk zit in orders, kosten en facturen. Begin bij het proces en teken alle stromen, ook de saaie.
Meerdere administraties betekent dat elke stroom een routeringsregel nodig heeft. Welk project hoort bij welke administratie? Leg dat in Sollit vast op een veld dat niemand per ongeluk aanpast.
Factuurmijlpalen zijn de plek waar het misgaat als de koppeling niet exact het proces volgt. Praat met de mensen die factureren, niet alleen met de directie.
Systemen
- Sollit (voorheen 2Solar): aanvragen, offertes, projecten, mijlpalen.
- Exact Online, drie administraties: klanten, projecten, verkooporders, kosten, facturen, kostendragers.
- Eigen middleware: wachtrij met logging en meldingen, in eigen huis gebouwd.
Lees meer over de koppeling Exact Online en Sollit.
