De situatie
Een vastgoedfonds werft beleggers voor meerdere fondsen. Elke belegger doorloopt een traject van interesse en informatie, via cliëntonderzoek volgens de Wwft, naar inschrijving, documenten en daarna communicatie over het fonds.
Inschrijven ging voorheen per mail, met losse PDF's.
Sales werkt in HubSpot. De toezichthouder stelt eisen: cliëntonderzoek moet aantoonbaar zijn, documenten moeten bewaard worden, en sinds DORA moeten ook de ICT-risico's en de afspraken met leveranciers vastliggen.
De wens: een portal waar de belegger zelf alles regelt, en waar sales in HubSpot ziet wat er gebeurt zonder een tweede systeem te openen.
De aanpak
We bouwden het investor portal als maatwerk, volledig geïntegreerd met HubSpot. Geen dubbele administratie: wat sales moet zien, staat in HubSpot.
De onderdelen:
- Onboarding: de belegger meldt zich aan en doorloopt de stappen in het portal. Elke stap wordt in HubSpot bijgewerkt, zodat sales ziet waar iemand staat.
- Cliëntonderzoek: identificatie en screening lopen via een externe Wwft-partij. Het portal stuurt de belegger door, ontvangt het resultaat en legt de uitkomst vast in HubSpot. Kopieën van identiteitsbewijzen blijven bij de gespecialiseerde partij.
- Documenten: de documenten voor de inschrijving worden vanuit het portal beschikbaar gesteld en vastgelegd bij de belegger en in HubSpot.
- Communicatie: berichten aan beleggers gaan vanuit HubSpot. Het portal toont de belegger wat er voor hem is.
- Multi-tenant: meerdere fondsen draaien in dezelfde installatie. Per fonds zijn huisstijl, documenten en beheerders apart.
Voor SLA en DORA hebben we het beheer vastgelegd: beschikbaarheid, reactietijden, back-ups, incidentproces, toegangsbeheer en logging. Het fonds kan die documentatie direct aan de toezichthouder laten zien.
Het resultaat
| Voor | Na |
|---|---|
| Inschrijving per mail met losse PDF's | Belegger regelt het zelf in het portal |
| Status apart bijhouden | Status zichtbaar voor belegger en sales in HubSpot |
| Wwft-onderzoek apart bijgehouden | Resultaat automatisch bij de belegger in HubSpot |
| Per fonds een eigen opzet | Nieuw fonds in dezelfde installatie |
| Geen vastgelegd beheer | SLA en DORA-documentatie op orde |
Sales werkt alleen nog in HubSpot. De belegger regelt onboarding, documenten en communicatie zelf in het portal.
Wat we geleerd hebben
Maak HubSpot de bron en het portal het scherm. Zodra je gegevens op twee plekken bijhoudt, loopt het uit elkaar. Alles wat sales moet zien, staat in HubSpot. Alles wat de belegger moet zien, leest het portal uit HubSpot.
Besteed cliëntonderzoek uit aan een partij die dat als vak heeft. Je wilt geen kopieën van paspoorten in je eigen database. Het portal hoeft alleen de uitkomst te kennen.
SLA en DORA zijn geen papierwerk achteraf. Als je vanaf het begin logt wie wat doet, back-ups test en incidenten vastlegt, is de documentatie een samenvatting van wat je al doet.
Systemen
- Investor portal: maatwerk, multi-tenant voor meerdere fondsen.
- HubSpot: CRM voor beleggers, inschrijvingen en communicatie.
- Externe Wwft-dienstverlener: identificatie en screening.
- Beheer: SLA met vastgelegde beschikbaarheid en reactietijden, DORA-documentatie.
Lees meer over maatwerk software of over HubSpot implementeren en koppelen.
