Herken je dit?
Je verkoopt via Amazon en de orders komen binnen in Seller Central. Iemand typt ze over in Exact Online, of exporteert ze een keer per dag als CSV. Bij een drukke week loop je achter.
De tweewekelijkse afrekening van Amazon is een nettobedrag. Commissies, FBA-kosten, advertenties en retouren zitten erin verrekend. De boekhouding boekt het hele bedrag als omzet en de marge in je rapportages klopt niet.
Je verkoopt in Nederland en Duitsland, en de btw per land wordt een puzzel die je pas bij de aangifte oplost.
Een Amazon Exact Online koppeling lost dit op. Hieronder zie je welke data heen en weer gaat en hoe we de koppeling bouwen.
Keuzes per datastroom
Amazon is het verkoopkanaal, Exact Online is de administratie. Of Amazon ook je magazijn is (FBA) of jijzelf verzendt (FBM) bepaalt welke stromen je nodig hebt.
Bij FBM maak je per bestelling een verkooporder in Exact Online met het afleveradres van de koper. Na levering stuurt de koppeling de verzendbevestiging met track and trace terug, anders houdt Amazon de order open en daalt je verkopersscore.
Bij FBA ligt de voorraad bij Amazon. De koppeling boekt leveringen vanuit een aparte voorraadlocatie in Exact Online en hoeft geen voorraadstanden terug te sturen. Wel moeten inbound shipments naar het Amazon-magazijn als voorraadverplaatsing geboekt worden.
De afrekening is de stroom die het meest tijd bespaart. Amazon betaalt een nettobedrag uit. De koppeling haalt het settlement-rapport op, splitst het in omzet, commissie, FBA-kosten, advertentiekosten en retouren, en boekt elk onderdeel op de juiste grootboekrekening. Je bankmutatie sluit dan precies aan.
Maatwerk of een marketplacehub
Voor Amazon bouwen wij een maatwerkkoppeling. De reden: elke Amazon-verkoper heeft een eigen combinatie van FBA en FBM, landen, btw-registraties en afrekeningen. Een vaste mapping past daar niet op. De koppeling volgt jouw regels, draait als losse middleware buiten Exact Online en is na oplevering en betaling van jou, in een repository op jouw naam.
Een marketplacehub als ChannelEngine past als je tientallen marketplaces hebt en die centraal wilt beheren. Dan koppel je dat platform aan Exact Online in plaats van Amazon rechtstreeks. Zie de pagina Exact Online en ChannelEngine koppelen.
Bij een of een paar marketplaces, bij FBA, bij meerdere landen met eigen btw-regels, bij afrekeningen die automatisch geboekt moeten worden of bij meerdere Exact-administraties is de maatwerkkoppeling de passende route.
Wat we vaak tegenkomen
Afrekening sluit niet aan. Een settlement-rapport van Amazon bevat honderden regels met verschillende transactietypes. Wie dat als een bedrag boekt, ziet omzet en kosten door elkaar lopen. Wij mappen elk transactietype op een grootboekrekening en controleren dat het totaal gelijk is aan de bankmutatie.
Btw per land. Een bestelling op amazon.de met levering naar Oostenrijk heeft een andere btw-behandeling dan dezelfde bestelling naar Nederland. De koppeling bepaalt de btw-code uit marketplace, afleverland en jouw registraties (OSS of lokaal). Zonder die regels wordt de aangifte giswerk.
SKU's die niet matchen. Amazon werkt met SKU en ASIN, Exact Online met artikelcode. Een SKU met een extra spatie of een ander hoofdlettergebruik geeft een onbekend artikel. We maken eerst een mapping en een lijst met uitzonderingen.
API-limieten. De Selling Partner API van Amazon heeft per endpoint een eigen limiet, en Exact Online staat 60 calls per minuut en 5.000 per dag toe per app per administratie. Met honderden orders per dag plan je dat. Wij gebruiken wachtrijen en de bulk-endpoints van Exact Online.
Terugbetalingen zonder retour. Amazon betaalt soms terug zonder dat het product terugkomt. Dat moet een creditnota zijn zonder voorraadboeking. De koppeling onderscheidt beide gevallen.
Al iets draaien dat hapert?
Een Amazon-koppeling die orders dubbel aanmaakt of de afrekening verkeerd boekt, fixen we ook zonder groot project. Dat valt onder Helpen en fixen: op strippenkaart of als losse opdracht, reactie binnen een werkdag.
