De situatie
Een technische groothandel verkoopt onderdelen en assembleert daar ook eigen producten van. Het bedrijf draaide op Exact Globe, met een artikelbestand, stuklijsten voor assemblage en productie en verkoopprijslijsten. Voor sales gebruikt het bedrijf Salesforce, via een maatwerkkoppeling volledig geïntegreerd met Exact Online.
Het bedrijf koos voor Exact Online, niet voor Globe+. Globe Next stopt, en Exact Online past beter bij de koppeling met Salesforce.
De zorg zat in de data. Kostprijzen moesten opnieuw bepaald worden, stuklijsten hadden meerdere niveaus en de artikelstam was in de loop van de jaren gegroeid. Een standaardconversie zou al die ruis meenemen naar Exact Online.
De aanpak
We begonnen met een analyse van de Globe-data. Niet via het scherm, maar direct in de database. Zo zie je wat er echt in staat.
Daarna hebben we de migratie in blokken gedaan, elk blok met een testimport op een proefadministratie in Exact Online:
- Grootboek. De basis moet eerst staan.
- Artikelgroepen en eenheden.
- Artikelen, met kostprijsherberekening. Voor elk artikel hebben we de kostprijs opnieuw bepaald en de afwijkingen ten opzichte van Globe in een lijst gezet, zodat het bedrijf die kon beoordelen voordat we importeerden.
- Stuklijsten voor assemblage en productie.
- Verkoopprijslijsten en inkoopcondities.
Parallel richtten we Ergonode PIM in. Per producttemplate definieerden we de attributen die de productdata nodig heeft. De artikelen uit de migratie laadden we in Ergonode met de attributen die al bekend waren. Wat ontbrak, kreeg een werklijst voor het productteam.
Alle scripts hebben we zo gebouwd dat ze herhaalbaar zijn. We hebben de migratie meerdere keren proefgedraaid voordat we het echt deden.
Het resultaat
| Onderdeel | Resultaat |
|---|---|
| Artikelen | Alle artikelen gemigreerd, met herberekende kostprijs |
| Stuklijsten | Alle stuklijsten voor assemblage en productie gemigreerd |
| Prijslijsten en inkoopcondities | Volledig overgezet en gecontroleerd |
| Productdata | Ingericht in Ergonode PIM |
| Handmatige herinvoer | Geen |
Het bedrijf werkte na de overgang verder in Exact Online met dezelfde artikelen, stuklijsten en prijzen. Productdata staat in Ergonode. Salesforce blijft het systeem voor sales, volledig geïntegreerd met Exact Online.
Wat we geleerd hebben
Migreren is opschonen. Als je data een op een overzet, neem je jaren ruis mee. Gebruik de migratie om artikelgroepen, eenheden en kostprijzen recht te zetten. Dat kost gesprekken met inkoop, maar levert een administratie op die klopt.
Draai de migratie meerdere keren proef. Elke proefronde vindt nieuwe uitzonderingen: een stuklijst met een artikel dat alleen in Globe bestaat, een prijslijst met een vervallen klantgroep.
Stuklijsten zijn in Exact Online anders georganiseerd dan in Globe. Meerdere niveaus en productie versus assemblage vragen om een bewuste keuze vooraf. Beslis dat met de mensen van de werkplaats, niet alleen met finance.
Systemen
- Exact Globe (bron): database direct uitgelezen.
- Exact Online (doel): artikelen, stuklijsten, grootboek, prijslijsten, inkoopcondities.
- Ergonode PIM: productdata per template.
- Salesforce: CRM, via een maatwerkkoppeling volledig geïntegreerd met Exact Online.
- Migratiescripts: herhaalbaar, met afwijkingsrapporten per blok.
Lees de gids over migreren van Exact Globe naar Exact Online of bekijk wat Globe Next stopt eind 2026 voor jou betekent.
